💼 Belege automatisiert von WEBCON nach LexwareOffice übertragen – So einfach geht’s!
In vielen Unternehmen ist die Bearbeitung von Mitarbeiterbelegen ein leidiges Thema:
Zu viele manuelle Schritte, zu viele Fehlerquellen, zu wenig Zeit.
Dabei lassen sich gerade diese Prozesse ideal digitalisieren – wie unser aktuelles Beispiel zeigt.
📌 Die Ausgangslage: Manuelle Prozesse kosten Zeit
Früher liefen bei uns Belege über verschiedene Kanäle ein:
Einige kamen per E-Mail, andere auf Papier. Mitarbeitende reichten sie mit Excel-Listen oder formlosen Angaben ein. Die Folge:
🔄 Doppelte Datenpflege
📬 Rückfragen wegen unvollständiger Angaben
🕒 Verzögerte Bearbeitung und Auszahlung
Besonders ärgerlich: Der eigentliche Buchungsprozess in LexwareOffice konnte oft erst Tage später angestoßen werden.
✅ Die Lösung: Digitale Prozesse mit WEBCON und Lexware verknüpfen
Heute sieht das ganz anders aus. Der gesamte Workflow läuft zentral und digital über unsere WEBCON BPS-Plattform:
🔧 Der neue Ablauf im Überblick:
- Belegerfassung durch den Mitarbeitenden
Der Mitarbeitende trägt alle relevanten Daten (z. B. Betrag, Zweck, Projekt) direkt in ein strukturiertes WEBCON-Formular ein. - Beleganhang hochladen
Der digitale Beleg (PDF, Foto etc.) wird direkt im Formular mit hochgeladen. - Freigabeprozess starten
Nach dem Einreichen startet ein klar definierter Freigabeprozess durch Vorgesetzte oder das Finanzteam. - Automatisierte Übergabe an LexwareOffice
Nach erfolgreicher Freigabe wird der Beleg samt aller Informationen automatisch an LexwareOffice übertragen – ganz ohne Copy & Paste. - Buchung & Auszahlung
In Lexware ist nur noch die Überweisung zu veranlassen – der Beleg ist vollständig und korrekt verbucht.
💡 Die Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis: Keine manuelle Datenerfassung in Lexware mehr
- Fehlerreduktion: Einheitliche Formulare sorgen für vollständige und richtige Angaben
- Transparenz: Jeder Schritt im Workflow ist nachvollziehbar
- Schnelle Auszahlung: Mitarbeitende erhalten zügig ihre Auslagen zurück
- Zufriedene Buchhaltung: Belege liegen strukturiert und digital zur Verfügung
📈 Fazit
Dieser Anwendungsfall zeigt eindrucksvoll, wie einfach sich bestehende Tools intelligent miteinander verbinden lassen.
Die Kombination aus WEBCON als Prozessplattform und LexwareOffice als Buchungssystem sorgt für einen durchgängigen und effizienten Ablauf – mit echtem Mehrwert für alle Beteiligten.
🔍 Sie möchten auch manuelle Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren?
Gerne unterstützen wir Sie bei der Konzeption, Umsetzung und Integration individueller Workflow-Lösungen.
💬 Wie digital läuft bei euch die Belegverarbeitung – eher noch Excel & E-Mail oder schon vollständig automatisiert?
Wer heute Belege noch manuell bearbeitet, verschenkt nicht nur Effizienz, sondern auch das Potenzial für skalierbare Abläufe.
