Aufgaben aus E-Mails direkt in Planner übertragen: Unser Add-in für das neue Outlook

Mit dem neuen Outlook verändert Microsoft die tägliche Arbeit in vielen Unternehmen. Die Oberfläche ist moderner, stärker an Outlook im Web angelehnt und wird Schritt für Schritt weiterentwickelt. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis: Nicht jede gewohnte Funktion aus dem klassischen Outlook ist im neuen Outlook in gleicher Form verfügbar oder vollständig abgebildet.

Genau an dieser Stelle ist uns ein konkreter Bedarf aus dem Arbeitsalltag begegnet. Ein Kunde berichtete, dass bisher genutzte Aufgaben innerhalb der QuickSteps im neuen Outlook nicht wie gewohnt übernommen wurden. Besonders relevant war dabei eine Funktion, die im Tagesgeschäft sehr hilfreich war: Aus einer E-Mail heraus konnte direkt eine Aufgabe in Microsoft Planner erstellt und einer Person im Unternehmen zugewiesen werden.

Für viele Teams ist genau dieser Ablauf entscheidend. Denn E-Mails enthalten häufig konkrete To-dos, Rückfragen, Freigaben oder Arbeitsaufträge. Wenn diese Informationen im Postfach bleiben, gehen sie im Alltag schnell unter. Werden sie dagegen direkt in Planner übertragen, entsteht Transparenz. Aufgaben werden sichtbar, Verantwortlichkeiten sind klar und die weitere Bearbeitung kann strukturiert nachverfolgt werden.

Warum E-Mail-Aufgaben in Planner so wichtig sind

In vielen Unternehmen beginnt Arbeit noch immer im Posteingang. Kundenanfragen, interne Abstimmungen, Projektinformationen oder Supportfälle kommen per E-Mail an. Daraus entstehen Aufgaben, die anschließend organisiert, verteilt und nachverfolgt werden müssen.

Ohne einen klaren Übergang von Outlook zu Planner entstehen jedoch typische Herausforderungen:

• E-Mails werden gelesen, aber nicht konsequent weiterverarbeitet.
• Aufgaben werden manuell in Planner übertragen, was Zeit kostet und fehleranfällig ist.
• Zuständigkeiten bleiben unklar, wenn Aufgaben nur in E-Mail-Verläufen besprochen werden.
• Teams verlieren den Überblick, weil wichtige To-dos im Postfach einzelner Personen liegen.

Genau deshalb ist eine direkte Verbindung zwischen Outlook und Planner für viele Organisationen ein wichtiger Bestandteil moderner Zusammenarbeit.

Was sich mit dem neuen Outlook verändert

Microsoft beschreibt QuickSteps als Möglichkeit, mehrere Aktionen auf E-Mail-Nachrichten anzuwenden und dadurch wiederkehrende Arbeitsschritte schneller auszuführen. Auch im neuen Outlook können QuickSteps erstellt und verwaltet werden.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass bestimmte bisher genutzte Abläufe aus dem klassischen Outlook nicht immer eins zu eins im neuen Outlook verfügbar sind. Zusätzlich verfolgt Microsoft beim neuen Outlook stärker den Ansatz moderner Web-Add-ins. Microsoft weist darauf hin, dass COM- und VSTO-Add-ins im neuen Outlook für Windows nicht unterstützt werden, während klassische Outlook-Erweiterungen weiterhin im klassischen Outlook funktionieren.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer bisher auf bestimmte Outlook-Automatisierungen gesetzt hat, sollte prüfen, ob diese Prozesse im neuen Outlook noch wie gewohnt funktionieren oder ob eine neue Lösung benötigt wird.

Unsere Lösung: Ein Add-in für Aufgaben aus Outlook in Planner

Um genau diesen Bedarf zu schließen, haben wir bei Unique Conceptions ein eigenes Outlook Add-in entwickelt. Ziel war es, den gewohnten Arbeitsablauf im neuen Outlook wieder einfach nutzbar zu machen.

Mit unserem Add-in können Anwenderinnen und Anwender direkt aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe in Microsoft Planner erstellen. Die Aufgabe kann gleichzeitig einer oder mehreren Personen im Unternehmen zugewiesen werden. So wird aus einer E-Mail mit wenigen Klicks eine konkrete Planner-Aufgabe.

Der Vorteil: Die Arbeit bleibt nicht im Posteingang stecken, sondern wird direkt in einen strukturierten Aufgabenprozess überführt.

So unterstützt das Add-in den Arbeitsalltag

Unser Add-in richtet sich an Unternehmen, die E-Mails nicht nur lesen, sondern daraus klare Aufgaben ableiten möchten. Besonders hilfreich ist die Lösung für Teams, die bereits mit Microsoft 365, Outlook und Planner arbeiten.

Typische Einsatzszenarien sind zum Beispiel:

1. Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail rein und soll direkt als Aufgabe an den zuständigen Mitarbeitenden übergeben werden.
2. Eine interne Abstimmung enthält ein konkretes To-do, das in Planner nachverfolgt werden soll.
3. Ein Projektteam möchte Aufgaben aus E-Mail-Kommunikation zentral sichtbar machen.
4. Ein Support- oder Verwaltungsteam möchte vermeiden, dass Arbeitsaufträge im Postfach einzelner Personen verloren gehen.

Durch die direkte Erstellung der Planner-Aufgabe wird der Medienbruch reduziert. Mitarbeitende müssen Inhalte nicht mehr manuell kopieren, erneut formulieren oder separat im Planner anlegen.

Mehr Struktur, weniger manuelle Arbeit

Der größte Mehrwert liegt in der Verbindung von Kommunikation und Aufgabenmanagement. Outlook bleibt der Ort, an dem Informationen ankommen. Planner wird der Ort, an dem die daraus entstehenden Aufgaben geplant, verteilt und verfolgt werden.

Dadurch entstehen mehrere Vorteile:

• Aufgaben werden schneller erfasst.
• Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen.
• Teams erhalten mehr Transparenz über offene To-dos.
• Der manuelle Aufwand bei der Übertragung von E-Mail-Inhalten wird reduziert.
• Wichtige Aufgaben verschwinden nicht mehr in langen E-Mail-Verläufen.
• Gerade bei hoher E-Mail-Last kann ein solcher Prozess den Arbeitsalltag deutlich strukturierter machen.

Für wen ist das Add-in interessant?

Das Add-in eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten und das neue Outlook nutzen oder den Wechsel vorbereiten. Besonders relevant ist es für Organisationen, in denen viele Aufgaben aus E-Mails entstehen und anschließend im Team verteilt werden müssen.

Dazu gehören unter anderem:

• Projektteams
• Verwaltungsteams
• Support-Teams
• Vertrieb und Kundenservice
• IT-Abteilungen
• Fachbereiche mit vielen internen Abstimmungen

Auch für Unternehmen, die bisher im klassischen Outlook eigene QuickSteps oder Automatisierungen genutzt haben, kann das Add-in eine sinnvolle Ergänzung sein.

Modern arbeiten mit Outlook und Planner

Das neue Outlook bringt viele Veränderungen mit sich. Gleichzeitig zeigt sich, dass Unternehmen ihre bestehenden Arbeitsabläufe aktiv prüfen und gegebenenfalls anpassen sollten. Nicht jede bisher gewohnte Funktion ist automatisch im gleichen Umfang verfügbar. Genau deshalb lohnt es sich, konkrete Prozesse aus dem Arbeitsalltag zu betrachten.

Unser Add-in entstand aus einem echten Praxisbedarf. Es verbindet Outlook und Planner dort, wo viele Aufgaben ihren Ursprung haben: direkt in der E-Mail.

So wird aus einer Nachricht nicht nur eine Information, sondern eine klar zugewiesene Aufgabe.

Interesse an unserem Outlook Add-in?

Sie möchten Aufgaben aus E-Mails direkt in Microsoft Planner übertragen und im neuen Outlook weiterhin effizient arbeiten?

Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, wie unser Add-in funktioniert, welche Einsatzmöglichkeiten es in Ihrem Unternehmen gibt und wie Sie Ihre E-Mail-Prozesse mit Microsoft 365 strukturierter gestalten können.