Automatische-Dokumentation in WEBCON: Warum aktuelle Prozessdokumentation Teil der Plattform sein sollte
Dokumentation gehört zu jedem professionell betriebenen Geschäftsprozess. In der Praxis entsteht jedoch häufig ein bekanntes Problem: Die Anwendung entwickelt sich weiter – die Dokumentation nicht.
Ein neuer Genehmigungsschritt wird ergänzt, eine Geschäftsregel angepasst oder ein Formular erweitert. Die technische Änderung ist schnell umgesetzt, die Dokumentation müsste jedoch ebenfalls aktualisiert werden. Unter Zeitdruck bleibt genau das häufig liegen.
Mit jeder Änderung wächst dadurch die Differenz zwischen dokumentiertem und tatsächlichem Zustand. Diese Dokumentationsschuld wird schnell zu einem Wartungs-, Wissens- und Governance-Risiko.
Ein anderer Ansatz besteht darin, Dokumentation nicht als separate Tätigkeit zu betrachten, sondern direkt aus dem Anwendungsmodell zu erzeugen.
Warum klassische Dokumentation schnell veraltet
Bei klassischer Dokumentation existieren zwei Informationsquellen, die dauerhaft synchron gehalten werden müssen:
die Anwendung und ihre Beschreibung.
Je häufiger sich eine Anwendung verändert, desto schwieriger wird diese Synchronisation.
Mit der Zeit verteilt sich Prozesswissen auf Dokumentationen, Tickets, E-Mails und das Wissen einzelner Mitarbeitender. Dann stellt sich eine entscheidende Frage:
Welche Quelle beschreibt eigentlich den tatsächlichen Zustand des Prozesses?
Gerade bei Personalwechseln, Wartungsarbeiten oder Audits kann eine veraltete Dokumentation deshalb zum Problem werden.
Warum modellgetriebene Plattformen einen anderen Ansatz ermöglichen
Bei einer modellgetriebenen Plattform werden wesentliche Bestandteile einer Prozessanwendung strukturiert beschrieben, beispielsweise:
- Workflows und Prozessschritte,
- Formulare und Datenfelder,
- Geschäftsregeln,
- Rollen und Berechtigungen,
- Weiterleitungsbedingungen
- sowie Automatisierungen und Integrationen.
Die Plattform benötigt dieses Modell selbst, um die Anwendung auszuführen.
Damit besitzt sie gleichzeitig eine strukturierte Beschreibung dessen, wie die Anwendung aufgebaut ist.
Genau aus diesem Modell kann wiederum Dokumentation erzeugt werden.
Auto-Dokumentation in WEBCON
WEBCON verfolgt diesen modellgetriebenen Ansatz.
Im Designer Studio kann für einen Prozess über „Generate documentation“ direkt eine Dokumentation erzeugt werden. Die Funktion steht unter anderem über die Toolbar, das Kontextmenü oder über Ctrl+D zur Verfügung.
Abbildung 1: Dokumentation generieren
Quelle: Generating process documentation | WEBCON
Wählen Sie Vorlagensprache (Englisch, Deutsch oder Polnisch), Inhaltssprache und Speicherort.
Die Vorlagensprache bestimmt allgemeine Dokumentelemente wie Überschriften und Kapitel. Die Inhaltssprache bestimmt die Bezeichnungen der Prozesselemente. Fehlt eine Übersetzung, wird der Originaltext verwendet.
Verfügbare Inhaltssprachen werden in den Systemeinstellungen definiert.
Abbildung 2: Systemeinstellung der Dokumentation
Quelle: Generating process documentation | WEBCON
Dabei werden zwei Formate erstellt:
Word-Dokumentation
Sie enthält unter anderem grundlegende Prozessinformationen, Berechtigungen, eine grafische Darstellung des Workflows, Formularfelder und Workflow-Schritte.
Excel Field Matrix
Sie stellt die verwendeten Felder strukturiert nach Workflows dar.
Wichtig ist dabei die technische Unterscheidung: Eine bereits erzeugte Word-Datei aktualisiert sich nicht automatisch selbst. Wird der Prozess verändert, kann jedoch jederzeit eine neue Dokumentation aus dem aktuellen Prozessmodell erzeugt werden.
Statt:
Anwendung ändern → Dokumentation manuell nachziehen
entsteht damit:
Anwendung ändern → aktuelle Dokumentation neu generieren
Der eigentliche Vorteil liegt also nicht nur darin, schneller ein Word-Dokument zu erstellen. Entscheidend ist, dass Anwendung und Dokumentation auf derselben Informationsquelle basieren.
Warum das für Unternehmen relevant ist
Auto-Dokumentation reduziert vor allem vier typische Probleme.
Weniger Dokumentationsschuld
Änderungen an Prozessen müssen nicht vollständig in einer zweiten, separat gepflegten technischen Beschreibung nachvollzogen werden. Die Dokumentation kann aus dem aktuellen Modell neu erstellt werden.
Einfachere Übergaben
Neue Teammitglieder können schneller nachvollziehen, wie eine bestehende Anwendung aufgebaut ist. Das reduziert die Abhängigkeit vom Wissen einzelner Entwickler oder Process Owner.
Bessere Governance
Je größer das Portfolio an Prozessanwendungen wird, desto schwieriger wird eine vollständig manuelle Dokumentation. Automatisch generierbare Dokumentation unterstützt insbesondere Center-of-Excellence- und Governance-Strukturen.
Bessere Audit-Vorbereitung
Bei Audits oder internen Prüfungen kann eine strukturierte Beschreibung des aktuellen Prozessmodells bereitgestellt werden. Dadurch sinkt das Risiko, dass eine veraltete Dokumentation einen anderen Zustand beschreibt als die tatsächlich konfigurierte Anwendung.
WEBCON kann darüber hinaus auch Berichte zur Nutzung personenbezogener Daten erzeugen und damit bestimmte Governance- und Datenschutzaufgaben unterstützen.
Auto-Dokumentation ersetzt nicht jede Dokumentation
Auto-Dokumentation kann sehr gut beantworten:
Was ist im System konfiguriert?
Sie beantwortet jedoch nicht automatisch:
Warum wurde eine fachliche Entscheidung so getroffen?
Fachliche Anforderungen, Architekturentscheidungen oder regulatorische Begründungen können weiterhin zusätzliche Dokumentation benötigen.
Genau darin liegt aber auch der Vorteil: Teams müssen technische Informationen nicht mehrfach manuell übertragen und können sich stärker auf den Kontext konzentrieren, den die Plattform selbst nicht kennen kann.
Der eigentliche Wert liegt nicht im Dokument
Auto-Dokumentation ist mehr als eine Funktion zum Erzeugen einer Word-Datei.
Sie zeigt einen grundlegenden Vorteil modellgetriebener Plattformen: Das Wissen über den Aufbau einer Anwendung liegt strukturiert in der Plattform selbst vor.
Das wird umso wichtiger, je mehr Prozessanwendungen ein Unternehmen betreibt.
Bei wenigen Anwendungen kann vieles noch über persönliche Erfahrung funktionieren. Bei Dutzenden oder Hunderten Anwendungen müssen Wissen, Governance und technische Strukturen systematisch verfügbar sein.
Eine moderne Prozessplattform sollte deshalb nicht nur dabei helfen, Prozesse schneller zu digitalisieren. Sie sollte auch dafür sorgen, dass diese Prozesse langfristig verständlich, wartbar und nachvollziehbar bleiben.
Auto-Dokumentation ist ein wichtiger Baustein dafür.
