Copilot in Outlook: Diese Funktionen bringt die Copilot-Lizenz wirklich
Microsoft Copilot ist inzwischen an vielen Stellen in Microsoft 365 sichtbar. Doch gerade in Outlook stellt sich häufig die Frage: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Outlook ohne Copilot-Lizenz und Outlook mit Copilot-Lizenz?
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die wichtigsten Funktionen, die Copilot in Outlook mit einer entsprechenden Lizenz bietet, von der Zusammenfassung eingehender E-Mails über die Unterstützung beim Antworten bis hin zur Erstellung und Optimierung kompletter E-Mail-Entwürfe.
Copilot in Outlook: Mit und ohne Lizenz
Ohne Copilot-Lizenz steht in Outlook im Wesentlichen nur der bekannte Copilot Chat zur Verfügung.
Mit einer Copilot-Lizenz erhalten Sie hingegen deutlich mehr Möglichkeiten direkt in Outlook. Copilot unterstützt Sie dann unmittelbar beim Lesen, Verstehen, Beantworten und Schreiben von E-Mails.
Das Ziel: weniger Zeitaufwand, klarere Kommunikation und bessere E-Mail-Entwürfe.
E-Mails mit Copilot zusammenfassen
Ein besonders praktisches Feature ist die automatische Zusammenfassung von E-Mails.
Wenn Sie eine E-Mail öffnen, erscheint oben im Fenster die Option „Zusammenfassung mit Copilot“. Mit einem Klick analysiert Copilot den Inhalt der Nachricht und erstellt eine kompakte Zusammenfassung.
Das ist besonders hilfreich bei längeren E-Mails oder umfangreichen Nachrichtenverläufen. Statt alles im Detail lesen zu müssen, erhalten Sie schnell einen Überblick über die wichtigsten Punkte.
Zusätzlich können Sie Copilot gezielte Fragen zum Inhalt der E-Mail stellen, zum Beispiel:
„Was ist die wichtigste Aussage dieser Nachricht?“
„Welche Aufgaben ergeben sich daraus?“
„Bis wann muss ich reagieren?“
Auch einzelne Textstellen lassen sich markieren und von Copilot erklären. Das ist nützlich, wenn bestimmte Formulierungen unklar sind oder Sie schnell den Kontext verstehen möchten.
Antworten mit Copilot formulieren
Copilot hilft nicht nur beim Verstehen von E-Mails, sondern auch beim Antworten.
Wenn Sie in einer E-Mail auf „Antworten“ klicken, erscheint am Anfang des Eingabefeldes ein Chatsymbol. Darüber öffnen Sie die Funktion „Hilfe beim Antworten mit Copilot“.
Anschließend öffnet sich der Copilot Chat. Der Inhalt der E-Mail wird automatisch zusammen mit Ihrer Anfrage übergeben. Copilot analysiert die Nachricht und stellt bei Bedarf Rückfragen, um eine passende Antwort zu formulieren.
Zusätzlich werden vordefinierte Optionen angeboten, die Sie direkt auswählen können. Auf dieser Basis erstellt Copilot einen Antwortentwurf, den Sie anschließend weiter anpassen können.
Antworten gezielt überarbeiten
Ein großer Vorteil von Copilot liegt darin, dass Sie bestehende Texte direkt verbessern lassen können.
Dazu markieren Sie einen Abschnitt oder den gesamten Antworttext und wählen „Copilot öffnen“. Anschließend erscheint ein Fenster mit mehreren vordefinierten Anpassungen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Automatisch umschreiben
- Coaching abrufen
- Kürzer machen
- Länger machen
- Stil ändern
- weitere vorgefertigte Prompts
Wenn Sie beispielsweise den Stil auf „Direkt“ ändern, formuliert Copilot die Antwort entsprechend um und zeigt eine Vorschau an. Diese können Sie zunächst prüfen und danach die bisherige Antwort ersetzen.
Möchten Sie nur einen bestimmten Satz oder Abschnitt ändern, markieren Sie einfach nur diesen Bereich. Copilot wendet die Anpassung dann gezielt auf die markierte Textstelle an.
Neue E-Mails mit Copilot schreiben
Copilot unterstützt Sie auch beim Erstellen neuer E-Mails.
Wenn Sie eine neue Nachricht schreiben möchten, klicken Sie auf das Chatsymbol „Copilot öffnen“. Dadurch gelangen Sie automatisch in den Copilot Chat mit der Option „Hilfe beim Schreiben einer E-Mail an“.
Copilot fragt anschließend nach den wichtigsten Informationen:
An wen soll die E-Mail gehen?
Worum geht es?
Welcher Ton soll verwendet werden?
Zusätzlich stehen wieder vordefinierte Prompts zur Verfügung.
Ein Beispiel: Sie möchten eine E-Mail schreiben, um eine Copilot-Schulung zu planen. Copilot erstellt auf Basis Ihrer Angaben einen passenden Entwurf.
Danach können Sie den Entwurf Schritt für Schritt erweitern. Wenn Sie zum Beispiel den Prompt „Füge 2–3 konkrete Termine hinzu“ auswählen, ergänzt Copilot passende Terminvorschläge.
Auch weitere Vorgaben lassen sich nathlos ergänzen.
E-Mail-Entwürfe außerhalb des Chats anpassen
Sie müssen Änderungen nicht ausschließlich im Chat vornehmen.
Wenn Sie den E-Mail-Text direkt im Entwurf bearbeiten möchten, markieren Sie den gewünschten Bereich und klicken auf „Copilot öffnen“.
Dort stehen erneut verschiedene Optionen zur Verfügung, zum Beispiel:
- Automatisch umschreiben
- Coaching abrufen
- Kürzer machen
- Länger machen
- Stil ändern
Wählen Sie beispielsweise den Stil „Zwanglos“, erstellt Copilot eine Vorschau der überarbeiteten E-Mail.
Diese Version können Sie anschließend übernehmen, an die bestehende Nachricht anhängen, löschen oder weiter bearbeiten.
Auch hier gilt: Wenn Sie nur eine einzelne Zeile ändern möchten, markieren Sie genau diese Zeile. Copilot passt dann nur diesen Abschnitt an.
Schnell geschriebene E-Mails korrigieren
Im Arbeitsalltag werden E-Mails oft schnell geschrieben. Dabei schleichen sich leicht Tippfehler, unklare Formulierungen oder ein unpassender Tonfall ein.
Copilot kann solche E-Mails schnell überarbeiten.
Dazu öffnen Sie „Copilot“ und wählen zum Beispiel die Option „Grammatik und Rechtschreibung korrigieren“. Danach klicken Sie auf „Generieren“.
Copilot erstellt eine Vorschau der korrigierten E-Mail. Mit einem Klick auf „Ersetzen“ übernehmen Sie die Änderungen direkt.
Wenn Sie danach feststellen, dass die E-Mail zwar sprachlich korrekt, aber noch nicht optimal formuliert ist, können Sie den gesamten Text erneut markieren und „Coaching abrufen“ auswählen.
Copilot analysiert dann unter anderem:
- Tonfall
- Leserstimmung
- Klarheit
- Verständlichkeit
Die Hinweise können Sie übernehmen, verwerfen oder erneut ausführen lassen.
So entsteht aus einer schnell geschriebenen Nachricht eine saubere, klar formulierte und professionell wirkende E-Mail.
Benutzerdefinierte Anweisungen für den eigenen Schreibstil
Eine besonders interessante Funktion ist die Möglichkeit, Copilot an den eigenen Schreibstil anzupassen.
Dafür öffnen Sie zunächst den Copilot Chat und lassen den eigenen Schreibstil analysieren. Sie können Copilot zum Beispiel bitten, bereits geschriebene E-Mails aus einem bestimmten Zeitraum auszuwerten.
Dabei kann Copilot auf verschiedene Merkmale achten:
- Ausdrucksweise
- Tonfall
- Länge der E-Mails
- Begrüßung
- Wortwahl
- Satzbau
Anschließend gibt Copilot eine Beschreibung Ihres Schreibstils aus. Diese Vorschläge können Sie kopieren und bei Bedarf anpassen.
Um sie dauerhaft zu verwenden, öffnen Sie die Einstellungen in Outlook und wechseln zum Reiter „Copilot“. Dort finden Sie den Bereich „Entwurfsanweisungen“.
Hier fügen Sie die Vorgaben ein, die Copilot künftig beim Schreiben Ihrer E-Mails berücksichtigen soll.
Ab diesem Zeitpunkt orientiert sich Copilot stärker an Ihrem persönlichen Stil. Dadurch wirken Entwürfe weniger generisch und passen besser zu Ihrer gewohnten Kommunikation.
Fazit: Copilot in Outlook spart Zeit und verbessert die Kommunikation
Mit einer Copilot-Lizenz wird Outlook deutlich leistungsfähiger.
Copilot kann E-Mails zusammenfassen, Inhalte erklären, Antworten vorbereiten, Texte umformulieren, Rechtschreibung korrigieren und sogar den persönlichen Schreibstil berücksichtigen.
Besonders im Arbeitsalltag ist das hilfreich, wenn viele E-Mails gelesen, beantwortet oder sauber formuliert werden müssen.
Wichtig bleibt trotzdem: Copilot erstellt Vorschläge. Die finale Prüfung liegt weiterhin beim Benutzer. Gerade bei wichtigen Nachrichten sollten Inhalte, Tonalität und Details immer noch einmal kontrolliert werden.
Richtig eingesetzt ist Copilot in Outlook aber ein sehr praktisches Werkzeug, um E-Mail-Kommunikation schneller, klarer und professioneller zu gestalten
Schauen Sie sich das Ganze gerne direkt im Video an. Dort zeige ich Schritt für Schritt, wie die Copilot-Funktionen in Outlook aussehen und wie Sie diese praktisch einsetzen können: https://youtu.be/L8ADYTDPdCY
