Copilot in SharePoint: Neue KI-gestützte Erstellung von Seiten und Newsbeiträgen

Microsoft erweitert die KI-gestützte Erstellung von SharePoint-Seiten und Newsbeiträgen. Aus „AI in SharePoint“ wird zunehmend „Copilot in SharePoint“ mit einem stärkeren Fokus auf integrierte, intuitive und produktive Erstellungserlebnisse direkt im Arbeitsfluss der Nutzerinnen und Nutzer.

Mit dem aktuellen Update wird die bestehende KI-Funktionalität für SharePoint-Seiten und Newsbeiträge um einen neuen Einstiegspunkt sowie einen stärker integrierten Authoring-Prozess erweitert. Ziel ist es, Inhalte schneller von der ersten Idee bis zu einem veröffentlichungsreifen Entwurf zu entwickeln, ohne dabei die redaktionelle Kontrolle oder die individuelle Gestaltung einzuschränken.

Was ändert sich konkret?

Bisher konnten Nutzerinnen und Nutzer bereits mit KI-Unterstützung SharePoint-Seiten erstellen, Inhalte umformulieren oder bestehende Texte im Rich-Text-Editor verbessern. Microsoft erweitert diese Möglichkeiten nun um einen neuen Einstiegspunkt in der SharePoint Site Template Gallery.

Dort erscheint künftig ein Prompt-Feld, über das Autorinnen und Autoren direkt beschreiben können, welche Inhalte sie erstellen möchten. Auf Basis dieser Eingabe kann Copilot einen ersten Entwurf für eine SharePoint-Seite oder einen Newsbeitrag generieren. Zusätzlich können sogenannte Grounding Files ausgewählt werden, also Dateien, die Copilot als Kontext für die Erstellung des Inhalts verwenden kann.

Damit wird die KI-Unterstützung früher im Erstellungsprozess verfügbar. Nutzerinnen und Nutzer müssen nicht erst eine leere Seite öffnen und manuell mit Struktur, Layout und Text beginnen, sondern können direkt mit einer inhaltlichen Idee starten.

Von der Idee zum publish-ready Content

Der größte Vorteil dieses Updates liegt in der Beschleunigung des gesamten Authoring-Prozesses. Viele interne Kommunikationsinhalte entstehen heute unter Zeitdruck: Projektupdates, Eventankündigungen, Statusberichte, Prozessinformationen oder interne News müssen regelmäßig erstellt, abgestimmt und veröffentlicht werden.

Copilot in SharePoint unterstützt genau an dieser Stelle. Autorinnen und Autoren können einen Prompt eingeben, zum Beispiel:

„Erstelle einen internen Newsbeitrag zur Einführung eines neuen Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende.“

Oder:

„Erstelle eine SharePoint-Seite für ein internes Microsoft 365 Training mit Agenda, Zielgruppe und Anmeldemöglichkeit.“

Copilot erstellt daraus einen ersten visuell ansprechenden Entwurf, der anschließend direkt im SharePoint Page Editor weiterbearbeitet werden kann. Die KI übernimmt also nicht die finale Veröffentlichung, sondern unterstützt bei Struktur, Textvorschlag, Layoutideen und inhaltlichem Einstieg.

Das ist besonders wertvoll für Mitarbeitende, die regelmäßig Inhalte veröffentlichen, aber nicht täglich mit Kommunikationsdesign, Seitenstruktur oder professioneller Textgestaltung arbeiten.

Seiten oder Newsbeiträge flexibel erstellen

Ein weiteres wichtiges Detail ist die Auswahlmöglichkeit zwischen SharePoint Page und News Post. Über eine Pivot-Steuerung können Autorinnen und Autoren entscheiden, ob sie eine klassische Seite oder einen Newsbeitrag erstellen möchten.

Das macht die Funktion besonders praxisnah, weil SharePoint in vielen Unternehmen sowohl für statische Informationsseiten als auch für aktuelle Kommunikation genutzt wird. Eine Prozessbeschreibung, eine Teamseite oder eine Wissensseite eignet sich eher als Page. Eine Ankündigung, ein Projektupdate oder ein Eventhinweis wird dagegen häufig als News Post veröffentlicht.

Copilot unterstützt dadurch unterschiedliche Kommunikationsformate direkt im passenden Kontext.

Grounding Files für mehr Kontext und bessere Ergebnisse

Besonders interessant ist die Möglichkeit, Grounding Files auszuwählen. Dabei handelt es sich um Dateien, die Copilot als zusätzliche Grundlage für die Inhaltserstellung nutzen kann.

In der Praxis kann das zum Beispiel ein bestehendes Konzept, eine Agenda, ein Projektplan, eine Präsentation oder ein internes Dokument sein. Copilot kann diese Informationen berücksichtigen und daraus einen passenderen Entwurf erstellen.

Das ist ein wichtiger Schritt hin zu relevanteren KI-Ergebnissen. Denn je besser der Kontext, desto brauchbarer ist auch der generierte Inhalt. Statt allgemeiner Vorschläge entstehen Inhalte, die stärker auf interne Informationen, vorhandene Dokumente und konkrete Unternehmenssituationen abgestimmt sind.

Wichtig bleibt dabei: Die bestehenden SharePoint-Berechtigungen werden berücksichtigt. Nutzerinnen und Nutzer können also nur mit Inhalten arbeiten, auf die sie auch Zugriff haben.

Volle Kontrolle bleibt bei den Autorinnen und Autoren

Auch wenn Copilot den Erstellungsprozess deutlich beschleunigt, bleibt die finale Kontrolle weiterhin beim Menschen. Der generierte Entwurf kann im Page Editor vollständig angepasst werden. Texte lassen sich ändern, Abschnitte ergänzen, Layouts anpassen, Bilder austauschen und Inhalte weiter verfeinern.

Microsoft betont auch in den Supportinformationen, dass KI in SharePoint den Authoring-Prozess unterstützen soll. Neben dem Erstellen von Seiten können Inhalte überarbeitet, gekürzt, erweitert oder im Ton angepasst werden. Auch Design Ideas können dabei helfen, Seiten visuell ansprechender zu gestalten.

Für Unternehmen ist dieser Punkt besonders wichtig. KI kann Entwürfe liefern, aber Qualität, Tonalität, fachliche Richtigkeit und Freigabeprozesse bleiben weiterhin organisatorische Aufgaben. Genau dadurch entsteht ein sinnvoller Mittelweg zwischen Automatisierung und redaktioneller Verantwortung.

Für wen ist die Neuerung relevant?

Die Änderung betrifft vor allem Nutzerinnen und Nutzer, die SharePoint-Seiten oder Newsbeiträge erstellen. Dazu gehören zum Beispiel:

Interne Kommunikation, Marketing, HR, Projektteams, IT-Abteilungen, Wissensmanagement, Fachbereiche und alle Personen, die regelmäßig Informationen in SharePoint veröffentlichen.

Voraussetzung ist eine Microsoft 365 Copilot Premium-Lizenz. Außerdem müssen Mandanten für die Public Preview von Copilot in SharePoint beziehungsweise AI in SharePoint aktiviert sein.

Die Funktion betrifft SharePoint Online im Web, Microsoft 365 Copilot sowie SharePoint Pages und News Posts.

Rollout-Zeitplan

Die Public Preview für Worldwide-Mandanten begann bereits Anfang März 2026 und soll bis Anfang Juni 2026 abgeschlossen sein. Der Rollout für Targeted Release Worldwide beginnt voraussichtlich Ende Juni 2026 und soll bis Ende Juli 2026 abgeschlossen werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Funktion wird schrittweise verfügbar. Es kann also sein, dass einige Nutzerinnen und Nutzer die neue Erfahrung bereits sehen, während sie in anderen Umgebungen erst später erscheint.

Was müssen Administratoren tun?

Laut Microsoft ist keine direkte Admin-Aktion erforderlich. Die Funktion wird für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer standardmäßig aktiviert, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Trotzdem sollten Unternehmen die Änderung nicht einfach unkommentiert ausrollen lassen. Empfehlenswert ist es, SharePoint-Autorinnen und -Autoren frühzeitig zu informieren und interne Dokumentationen oder Schulungsmaterialien entsprechend zu aktualisieren.

Gerade bei KI-Funktionen ist es sinnvoll, klare Leitlinien zu definieren:

• Welche Inhalte dürfen mit Copilot erstellt werden?
• Welche Informationen dürfen als Grounding Files verwendet werden?
• Welche Freigabeprozesse gelten vor der Veröffentlichung?
• Wie wird geprüft, ob Inhalte fachlich korrekt, aktuell und unternehmenskonform sind?
• Welche Tonalität und Corporate-Design-Vorgaben sind zu beachten?

So wird Copilot nicht nur technisch verfügbar gemacht, sondern sinnvoll in bestehende Arbeitsprozesse integriert.

Warum diese Neuerung für Unternehmen wichtig ist

SharePoint ist in vielen Unternehmen längst mehr als nur eine Dateiablage. Es ist zentrale Plattform für interne Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensmanagement und digitale Prozesse.

Genau deshalb ist die Qualität von SharePoint-Inhalten entscheidend. Seiten müssen verständlich, aktuell, gut strukturiert und visuell ansprechend sein. Gleichzeitig fehlt vielen Fachbereichen die Zeit, Inhalte professionell aufzubereiten.

Copilot in SharePoint kann hier einen echten Mehrwert schaffen. Die KI hilft dabei, schneller erste Entwürfe zu erstellen, Inhalte besser zu strukturieren und Seiten optisch ansprechender aufzubauen. Das senkt die Einstiegshürde für Autorinnen und Autoren und kann die Qualität interner Inhalte verbessern.

Besonders in Kombination mit bestehenden Dokumenten, Templates und klaren Governance-Regeln entsteht ein produktiver Ansatz: Mitarbeitende bringen das Fachwissen ein, Copilot unterstützt bei Struktur, Formulierung und Gestaltung.

Fazit

Mit dem neuen Einstiegspunkt für Copilot in SharePoint macht Microsoft KI-gestützte Inhaltserstellung noch zugänglicher. Autorinnen und Autoren können künftig direkt aus der Site Template Gallery heraus mit einem Prompt starten, Kontextdateien einbinden und zwischen Seite oder Newsbeitrag wählen.

Das Ergebnis ist ein schnellerer, flexiblerer und stärker integrierter Erstellungsprozess für SharePoint-Inhalte. Unternehmen profitieren vor allem dann, wenn sie die neue Funktion nicht nur technisch bereitstellen, sondern auch organisatorisch begleiten.

Denn gute KI-Nutzung entsteht nicht allein durch neue Funktionen. Sie entsteht durch klare Prozesse, geschulte Mitarbeitende und ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Copilot sinnvoll, sicher und produktiv eingesetzt wird.

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