Copilot in SharePoint startet: So nutzen Sie die neuen KI-Funktionen praktisch
SharePoint wird ab heute deutlich intelligenter: Microsoft startet am 30. September 2026 mit der allgemeinen Verfügbarkeit von Copilot in SharePoint. Die Funktionen werden schrittweise in den Tenants ausgerollt. Damit können Anwender direkt in SharePoint Inhalte verstehen, erstellen, strukturieren und teilweise auch automatisieren – per natürlicher Sprache.
Für Unternehmen ist das besonders spannend, weil viele Aufgaben künftig direkt dort erledigt werden können, wo die Informationen ohnehin liegen: in Seiten, Dokumentbibliotheken, Listen und Dateien.
Was ändert sich ab dem 30. September 2026?
Mit dem Start der allgemeinen Verfügbarkeit bleibt ein großer Teil der bisherigen Funktionen für Nutzer mit einer aktiven Microsoft 365 Copilot-Lizenz ohne zusätzliche Kosten enthalten. Dazu zählen unter anderem das Fragen zu Inhalten, das Erstellen von Dateien, Seiten, Listen und Bibliotheken sowie einfache Regeln, Freigaben und Workflows.
Neu ist die stärkere Trennung zwischen alltäglichen Copilot-Funktionen und sogenannten erweiterten Arbeiten. Aufgaben, die große Inhaltsmengen betreffen, komplexe Automatisierungen ausführen oder ganze Sites und Lösungen erstellen, können künftig Copilot Credits verbrauchen und erfordern eine nutzungsbasierte Abrechnung.
Was können Sie mit Copilot in SharePoint praktisch machen?
1. Informationen aus einer Site schneller finden
Statt sich durch mehrere Bibliotheken und Seiten zu klicken, können Sie Copilot direkt Fragen zu den vorhandenen Inhalten stellen.
Beispiele für Prompts:
„Fasse mir die wichtigsten Änderungen aus den Projektunterlagen der letzten vier Wochen zusammen.“
„Welche Dokumente enthalten Informationen zu unserem Freigabeprozess?“
„Welche Aufgaben oder offenen Punkte lassen sich aus diesen Dokumenten ableiten?“
Tipp: Je sauberer Ihre SharePoint-Struktur, Berechtigungen und Metadaten gepflegt sind, desto hilfreicher sind die Ergebnisse. Copilot ersetzt keine Informationsarchitektur – es profitiert von ihr.
2. Neue Seiten direkt aus einer Idee erstellen
Copilot kann beim Erstellen und Bearbeiten von SharePoint-Seiten unterstützen. Damit eignet sich die Funktion zum Beispiel für interne Informationsseiten, Projektseiten, FAQ-Bereiche oder Onboarding-Inhalte.
Praxisbeispiel: Sie möchten eine neue Projektseite aufbauen. Statt bei einer leeren Seite zu starten, können Sie Copilot bitten:
„Erstelle eine Projektseite mit Projektziel, Ansprechpartnern, aktuellen Meilensteinen, wichtigen Dokumenten und einem Bereich für offene Aufgaben.“
Anschließend sollten Sie die erzeugte Struktur prüfen, Inhalte ergänzen und an Ihr Corporate Design sowie Ihre internen Standards anpassen.
3. Listen und Bibliotheken schneller aufsetzen
Auch Listen und Dokumentbibliotheken können über natürliche Sprache erstellt oder angepasst werden. Das spart insbesondere bei wiederkehrenden Anwendungsfällen Zeit.
Beispiele:
„Erstelle eine Liste zur Nachverfolgung von Schulungsanmeldungen mit Name, Abteilung, Termin, Status und Kommentar.“
„Erstelle eine Dokumentbibliothek für Vertragsunterlagen und ergänze Spalten für Vertragsart, Verantwortlicher, Laufzeit und Status.“
Tipp: Definieren Sie vorab, welche Metadaten wirklich benötigt werden. Copilot kann eine gute Ausgangsbasis schaffen, aber unnötig viele Spalten machen Bibliotheken schnell unübersichtlich.
4. Office-Dateien direkt aus SharePoint heraus erstellen
Copilot in SharePoint kann Inhalte nicht nur zusammenfassen, sondern auch neue Office-Dateien erzeugen. So lassen sich vorhandene SharePoint-Inhalte als Grundlage für Word-Dokumente, Excel-Dateien oder PowerPoint-Präsentationen verwenden.
Praxisbeispiel: Aus mehreren Projektunterlagen soll eine Management-Zusammenfassung entstehen. Statt Inhalte manuell zusammenzutragen, können Sie Copilot bitten, die wichtigsten Punkte zu extrahieren und daraus eine erste Präsentation oder ein Dokument zu erstellen.
5. Einfache Regeln, Freigaben und Workflows erstellen
Für einfache, deterministische Abläufe kann Copilot auch bei Regeln, Freigaben und Workflows unterstützen. Damit lassen sich kleinere Automatisierungen schneller vorbereiten, ohne jeden Schritt manuell aufzubauen.
Beispiel: „Wenn ein neues Dokument in dieser Bibliothek hochgeladen wird und der Status auf Prüfung steht, starte eine Freigabe an die zuständige Person.“
Bei komplexeren Prozessen mit vielen Bedingungen, mehreren Systemen oder geschäftskritischer Logik sollte der Ablauf weiterhin strukturiert geplant und getestet werden.
Unsere Tipps für den Einstieg
Starten Sie mit klar abgegrenzten Anwendungsfällen
Beginnen Sie nicht mit „Copilot soll unser Intranet verbessern“, sondern mit einer konkreten Aufgabe. Gute erste Szenarien sind zum Beispiel das Zusammenfassen von Projektunterlagen, das Erstellen einer FAQ-Seite oder der Aufbau einer standardisierten Liste.
Formulieren Sie Prompts mit Ziel, Kontext und gewünschtem Ergebnis
Ein guter Prompt beschreibt nicht nur die Aufgabe, sondern auch den Kontext und die gewünschte Form der Ausgabe.
Statt: „Erstelle eine Seite.“
Besser: „Erstelle eine interne SharePoint-Seite für neue Mitarbeitende. Die Seite soll Ansprechpartner, wichtige Links, erste Schritte und häufige Fragen enthalten. Formuliere die Inhalte kurz und übersichtlich.“
Prüfen Sie Berechtigungen und Inhalte vor dem Rollout
Copilot arbeitet mit den Informationen, auf die der jeweilige Nutzer zugreifen darf. Deshalb sollten Unternehmen vor einer breiteren Einführung prüfen, ob Berechtigungen, Freigaben und Site-Strukturen noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Copilot Credits gezielt einsetzen
Nicht jeder Nutzer benötigt erweiterte Funktionen. Microsoft selbst unterscheidet zwischen alltäglicher Produktivität und umfangreicheren Aufgaben. Copilot Credits sind insbesondere für Rollen interessant, die große Inhaltsbestände verwalten, Sites in größerem Umfang betreuen oder wiederkehrende Automatisierungen aufbauen.
Ein sinnvoller Ansatz ist daher, zunächst mit ausgewählten Rollen zu starten und die tatsächliche Nutzung sowie den Mehrwert zu beobachten.
Was sollten Administratoren jetzt beachten?
Mit der allgemeinen Verfügbarkeit ändern sich auch die Verwaltungsoptionen. Die bisherigen PowerShell-Einstellungen aus der Vorschauphase werden schrittweise abgelöst. Bereits bestehende Einstellungen werden laut Microsoft noch bis zum 1. November 2026 berücksichtigt. Danach erfolgt die Steuerung unter anderem über die Site-AI-Einstellungen und Restricted Content Discovery.
In den Site-AI-Einstellungen können Site Owner beispielsweise festlegen, welcher Agent über das Agent-Symbol geöffnet wird oder ob der Copilot-Button für Besucher ausgeblendet werden soll.
Für erweiterte Arbeiten müssen Administratoren zusätzlich prüfen, ob eine Spending Policy für Copilot Credits eingerichtet werden soll. Dort lässt sich steuern, welche Nutzer oder Gruppen Zugriff erhalten und welche Kostenlimits gelten.
Fazit
Copilot in SharePoint rückt KI deutlich näher an den täglichen Arbeitskontext. Statt Inhalte nur zu durchsuchen, können Anwender künftig direkt in SharePoint Fragen stellen, neue Strukturen erstellen und Aufgaben automatisieren.
Der größte Nutzen entsteht jedoch nicht allein durch die neue Funktion. Entscheidend bleiben eine saubere SharePoint-Struktur, klare Berechtigungen und sinnvolle Anwendungsfälle. Wer diese Grundlagen schafft, kann Copilot deutlich gezielter einsetzen und den Einstieg für Mitarbeitende vereinfachen.
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Quelle: Microsoft Learn – Get started with Copilot in SharePoint: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/copilot-in-sharepoint-get-started
