CP/Compartner: Erfolgreicher Umzug des Mailservers in die Cloud
Um die Netzwerk- und Speicher-Infrastruktur der Unternehmens-IT zu entlasten und neue Möglichkeiten zu nutzen, entschied sich die Kommunikationsagentur CP/COMPARTNER aus Essen für einen Umzug ihres Mailservers in die Microsoft Cloud. Unterstützung bei der Migration erhielt das Unternehmen von den beiden IT-Dienstleistern SystemConnect und Unique Conceptions.
Unique Conceptions: Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, mit uns das gemeinsame Projekt vorzustellen. Könnten Sie unseren Leser:innen noch etwas mehr über CP/COMPARTNER erzählen?
Klaus Reddin: Als Full-Service-Agentur bieten wir unseren Kunden 360-Grad-Kommunikation aus einer Hand. Je komplexer eine Aufgabe, desto besser. Unsere Arbeit basiert auf hoher Beratungsqualität, Kreativität und Kommunikationsstärke sowie gelebter Bodenständigkeit. Das Thema Mobilität ist dabei fest in unserer Unternehmens-DNA verankert. Zudem sind wir in den Sparten Gesundheit, Tourismus und Nachhaltigkeit unterwegs. Mit unserer Publishing-Tochter Markt1 realisieren wir eine Reihe von Magazinen, die Kolleg:innen aus dem Content und Social Media Bereich pflegen die Online-Präsenzen und Kanäle unserer Kunden und das Team der Live-Kommunikation organisiert Veranstaltungen aller Art. Insgesamt arbeiten bei CP/COMPARTNER 70 Menschen, allesamt Expert:innen auf ihrem Gebiet.
Unique Conceptions: Als Full-Service-Agentur in dieser Größenordnung sind Sie auf optimale Abläufe angewiesen – und auf reibungslose Kommunikation. In Zusammenarbeit mit SystemConnect und Unique Conceptions haben Sie nun den bisherigen Mailserver in die Microsoft Cloud verlegt. Wie ist das gelaufen?
Klaus Reddin: Mit unserer vorherigen Lösung, einem Mailserver von Kerio, hatten wir alle Mails immer bei uns im Haus liegen, quasi vor Ort. Das war nicht mehr zeitgemäß. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie sind unsere Anforderungen an die Flexibilität der IT gewachsen. Aus diesem Grund haben wir uns für eine Modernisierung entschieden. Wir setzen nun auf Microsoft „Teams“ und sind mit unseren Mails in die Cloud gegangen. Damit war ein Wechsel zur Telekom beziehungsweise auf Microsoft Office 365 Exchange verbunden. Das hat im Vorfeld einiges an strategischer Planung erfordert. Mit der Umstellung selbst haben wir dann Frank Herweg von SystemConnect aus Ratingen und Thorsten Firzlaff von Unique Conceptions aus Leverkusen beauftragt, die vorher schon erfolgreich zusammengearbeitet hatten. Die Migration hat reibungslos geklappt, ohne hinderliche Übergangsphase.
Unique Conceptions: Welche Gründe hatte CP/COMPARTNER für den Umzug der Mails in die Cloud?
Klaus Reddin: Es haben gleich mehrere Gründe für eine Cloud-Lösung gesprochen. Zum einen ging es darum, die Infrastruktur nicht mehr selbst bereitstellen und absichern zu müssen. Sicherheit ist immer eine anspruchsvolle Aufgabe, wenn man einen Server vor Ort stehen hat. Die größere Sicherheit, die uns das Outsourcing auf die Server der Telekom bietet, war also ein wesentlicher Grund. Die Daten verbleiben langfristig in Deutschland, der Anbieter kümmert sich regelmäßig um die Updates. Unterm Strich sinken damit auch die Kosten. Zudem bieten die Anwendungen selbst viele Vorteile wie beispielsweise die Nutzung gemeinsamer Kalender und Kontakte, den Spam- und Virenschutz sowie eine sehr hohe Verfügbarkeit. Wir sind ein innovatives Unternehmen, wir wollen diesen Komfort. Die Möglichkeiten, die Microsoft Teams uns bietet, waren daher einer der wichtigsten Gründe für den Umzug.
Unique Conceptions: Apropos Verfügbarkeit: Wie hat das mit der Migration beauftragte Team aus CP/COMPARTNER, SystemConnect und Unique Conceptions es geschafft, dass Ihre zahlreichen Mail-Services durchgehend erreichbar waren, obwohl große Datenmengen umgezogen werden mussten?
Klaus Reddin: Das war tatsächlich die größte Herausforderung. Wir haben bei diesem Projekt den Umzug von 2,5 Terabyte Mails – also buchstäblich von Millionen von Nachrichten – mit dreistellig Mailkonten in die Cloud realisiert. Und zwar ohne, dass die Mitarbeiter:innen etwas davon mitbekommen haben. Wir sind zweigleisig gefahren und haben mit Hilfe von Unique Conceptions und SystemConnect zunächst ein Parallelsystem auf den Servern der Telekom aufgebaut. Dorthin haben wir dann im laufenden Betrieb eine Sicherung der Daten geschoben. Als der Tag des großen Umzugs gekommen war, mussten wir also gar nicht mehr Millionen von Mails sichern, sondern nur noch ein Update des Datenbestands machen. Durch die vorherige Sicherung von 99 Prozent der Daten haben wir gewährleistet, dass alle Mail-Anwendungen durchgehend erreichbar waren. Der eigentliche Umzug in die Cloud fand dadurch reibungslos und ohne zeitliche Verluste an einem einzigen Tag im laufenden Betrieb statt. Wir haben bewusst ein Wochenende genutzt und dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter:innen am Freitag ihre mobilen Geräte, Laptops und Smartphones in die Firma gebracht haben. Ein kleines Team hat sich über das Wochenende mit der Neueinrichtung auf den mobilen Geräten gekümmert und so konnten die Kolleg:innen ihre Geräte am Montagmorgen einsatzbereit wieder abholen. Dank der guten Organisation im Vorfeld hat das alles am Tag X reibungslos funktioniert.
Unique Conceptions: Die Mitarbeiter:innen mussten sich also nur ihr Arbeitsgerät wieder abholen und waren dann mit den Mails in der Cloud, ohne dass sie selbst etwas umstellen mussten. Wie sind Sie denn mit den Anwendungen umgegangen, die nicht so selbsterklärend sind wie Mail? Office 365 bietet ja sehr viele fortgeschrittene Möglichkeiten.
Klaus Reddin: Das ist richtig. Vor allem bei dem für uns sehr wichtigen „Teams“ ist eine praktische Einweisung zielführend. Daher hat Thorsten Firzlaff von Unique Conceptions unsere Entscheidungsträger geschult, die dann wiederum ihr Wissen an die Mitarbeiter:innen weitergegeben haben.
Unique Conceptions: Wie finden denn die Mitarbeite:rinnen das neue System?
Klaus Reddin: Das System wird sehr gut angenommen. Mit „Teams“ ist die Kommunikation viel einfacher geworden, da auch viele unserer Kunden das System verwenden. Zudem nutzen wir vor allem auch die Office-Anwendungen und die Möglichkeit, in „Teams“ ganze Projekte abzubilden und Kunden einzuladen. Aus diesem Grund haben wir unser Projektsystem in „Teams“ übertragen. Das hat wunderbar geklappt.
Unique Conceptions: Nun haben Sie an diesem anspruchsvollen Projekt mit gleich zwei IT-Dienstleistern parallel gearbeitet, großen Datenmengen in die Cloud verlagert, sämtliche Anwendungen auf den neuesten technischen Stand gebracht und damit viele neue Möglichkeiten und vor allem auch Komfort gewonnen. Sie wurden in der heißen Phase engmaschig betreut, die Mitarbeiter:innen wurden geschult. Wie zufrieden sind Sie mit dem Ergebnis der Zusammenarbeit?
Klaus Reddin: Wir sind sehr zufrieden. Wir sind selbst technisch versiert und hatten bereits im Vorfeld eine interne Taskforce für dieses Projekt gebildet. Die gute Betreuung, das Expertenwissen rund um die Microsoft Anwendungen, aber auch das Wissen um unseren Bedarf und unsere Anforderungen, waren wesentliche Erfolgsfaktoren. Mit der Firma SystemConnect arbeiten wir schon seit vielen Jahren vertrauensvoll zusammen und auch die Betreuung durch Thorsten Firzlaff von Unique Conceptions von und in der heißen Phase war vorbildlich. Das Zusammenspiel unserer drei Unternehmen hat einfach von allen Seiten gut gepasst.
Unique Conceptions: Wir freuen uns, dass das Projekt so erfolgreich abgeschlossen wurde und bedanken uns für das spannende Interview. Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit und weiter ganz viel Erfolg.
