Eigene Vorlagen in Microsoft Planner: Wiederkehrende Projekte schneller und einheitlicher erstellen

Viele Teams starten immer wieder mit denselben Aufgaben. Ob Onboarding neuer Mitarbeitender, Marketingkampagnen, Kundenprojekte oder interne Freigabeprozesse. Häufig wird ein bestehender Plan kopiert oder komplett neu erstellt. Das kostet Zeit und führt oft dazu, dass Aufgaben, Checklisten oder wichtige Informationen vergessen werden.

Genau an dieser Stelle erweitert Microsoft Planner seine Möglichkeiten. Ab Juli 2026 können Unternehmen eigene Vorlagen erstellen und innerhalb einer Microsoft 365-Gruppe gemeinsam nutzen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Projekte deutlich schneller starten und Arbeitsabläufe einheitlicher gestalten.

Was sind benutzerdefinierte Vorlagen in Microsoft Planner?

Mit den neuen Custom Templates können bestehende Planner-Pläne als Vorlage gespeichert werden. Statt jedes Mal einen neuen Plan von Grund auf aufzubauen, genügt künftig ein Klick, um einen vollständig vorbereiteten Projektplan zu erstellen.

Die Vorlage enthält dabei sämtliche wichtigen Bestandteile eines Plans, beispielsweise:

• Aufgaben
• Buckets
• Labels
• Ziele
• Notizen
• Checklisten
• Links zu Anhängen

Wird aus einer Vorlage ein neuer Plan erstellt, beginnt dieser immer mit einem sauberen Ausgangszustand. Bereits erledigte Aufgaben oder Fortschritte aus dem ursprünglichen Plan werden dabei nicht übernommen.

Wie funktionieren die neuen Planner-Vorlagen?

Die Erstellung einer Vorlage erfolgt direkt aus einem bestehenden Planner-Plan. Über Freigeben > Als Vorlage veröffentlichen kann dieser als wiederverwendbare Vorlage gespeichert werden.

Bereits beim Veröffentlichen können Nutzer auswählen, welche Inhalte Bestandteil der Vorlage sein sollen. So lässt sich beispielsweise festlegen, ob Aufgaben, Buckets, Labels, Ziele, Notizen, Checklisten oder Links zu Anhängen übernommen werden. Dadurch können Unternehmen Vorlagen gezielt an unterschiedliche Anwendungsfälle anpassen und müssen nicht immer den gesamten ursprünglichen Plan verwenden.

Anschließend steht die Vorlage allen Mitgliedern der jeweiligen Microsoft 365-Gruppe zur Verfügung. Neue Projekte lassen sich dann direkt über den Button Plan erstellen und dort wird unter Vorlagen auswählen > Freigegeben oder > Von mir erstellt die Vorlage angezeigt.

Wird aus einer Vorlage ein neuer Plan erstellt, werden alle Aufgaben, Fortschritte und Statusinformationen zurückgesetzt. Jedes neue Projekt startet somit mit einer identischen Struktur, ohne dass bereits erledigte Aufgaben oder frühere Bearbeitungsstände übernommen werden.

Besonders praktisch ist dabei, dass keine zusätzliche Konfiguration durch Administratoren erforderlich ist. Die Funktion wird automatisch bereitgestellt und nutzt die bereits vorhandenen Berechtigungen innerhalb von Microsoft 365.

Welche Vorteile bieten eigene Planner-Vorlagen?

Gerade bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen entstehen oft unnötige Doppelarbeiten. Teams erstellen immer wieder identische Aufgabenlisten oder orientieren sich an älteren Projekten, die zunächst kopiert und anschließend angepasst werden müssen.

Mit benutzerdefinierten Vorlagen lassen sich solche Abläufe deutlich vereinfachen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Schnellere Erstellung neuer Projekte
• Einheitliche Projektstrukturen im gesamten Unternehmen
• Weniger manueller Einrichtungsaufwand
• Höhere Qualität durch standardisierte Aufgabenlisten
• Einfachere Einarbeitung neuer Teammitglieder

Dadurch arbeiten verschiedene Abteilungen mit derselben Struktur und müssen erfolgreiche Projektpläne nicht immer wieder neu erstellen.

Wo sind Planner-Vorlagen im Arbeitsalltag besonders hilfreich?

Der größte Nutzen zeigt sich überall dort, wo ähnliche Projekte regelmäßig durchgeführt werden.

Typische Beispiele sind:

• Onboarding neuer Mitarbeitender
• Marketingkampagnen
• Kundenprojekte
• Veranstaltungsplanung
• Qualitätsmanagement
• IT-Rollouts
• Freigabe- und Prüfprozesse

Nehmen wir beispielsweise das Onboarding neuer Mitarbeitender. Statt jedes Mal Aufgaben für Hardware, Benutzerkonten, Schulungen und Dokumentationen erneut anzulegen, erstellt das HR-Team einmal eine vollständige Vorlage. Für jeden neuen Mitarbeitenden wird anschließend automatisch ein identischer Projektplan erzeugt.

Auch Marketingteams profitieren davon. Für jede neue Kampagne stehen sofort alle notwendigen Aufgaben wie Content-Erstellung, Design, Freigaben, Social Media oder Erfolgsauswertung bereit.

Was sollten Unternehmen dabei beachten?

Die neuen Vorlagen vereinfachen die Zusammenarbeit erheblich. Gleichzeitig gibt es einige Besonderheiten, die Unternehmen kennen sollten.

Vorlagen werden immer auf Ebene der jeweiligen Microsoft 365-Gruppe freigegeben. Das bedeutet, dass alle Gruppenmitglieder auf diese Vorlagen zugreifen können.

Voraussetzung ist allerdings, dass sich der Planner-Plan innerhalb einer Microsoft 365-Gruppe befindet. Persönliche Pläne können nicht als gemeinsam nutzbare Vorlage veröffentlicht werden. Wer eine Vorlage sehen oder verwenden kann, richtet sich vollständig nach den Berechtigungen der jeweiligen Microsoft 365-Gruppe.

Ebenso wichtig ist zu wissen, dass jedes Gruppenmitglied eine freigegebene Vorlage löschen kann. Unternehmen sollten deshalb festlegen, wer für die Pflege und Verwaltung gemeinsamer Vorlagen verantwortlich ist.

Außerdem gilt: Wird eine Vorlage später geändert, wirken sich diese Änderungen nicht auf bereits erstellte Projekte aus. Jeder neue Plan stellt eine eigenständige Kopie der Vorlage dar.

Sollen Änderungen künftig für neue Projekte verfügbar sein, muss die Vorlage erneut veröffentlicht werden. Bereits bestehende Projekte behalten ihre ursprüngliche Struktur und werden nicht automatisch aktualisiert.

Gerade deshalb empfiehlt es sich, klare Regeln für die Verwaltung von Vorlagen festzulegen. Einheitliche Namenskonventionen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, den Überblick zu behalten und versehentliche Änderungen oder Löschungen zu vermeiden.

Wie fügt sich die Funktion in Microsoft 365 ein?

Microsoft Planner entwickelt sich zunehmend zu einem zentralen Werkzeug für das Aufgaben- und Projektmanagement innerhalb von Microsoft 365.

Die neuen Vorlagen ergänzen dieses Konzept sinnvoll. Gemeinsam mit Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Loop und Microsoft To Do entstehen standardisierte Projektabläufe, die sich schnell wiederverwenden lassen und dennoch flexibel bleiben.

Im Hintergrund werden die Vorlagen auf der SharePoint-Website der jeweiligen Microsoft 365-Gruppe gespeichert. Dadurch profitieren sie automatisch von den bestehenden Berechtigungen sowie den Governance- und Compliance-Funktionen innerhalb von Microsoft 365. Unternehmen müssen daher keine zusätzlichen Berechtigungskonzepte aufbauen, sondern können ihre bestehenden Strukturen weiterverwenden.

Insbesondere Unternehmen, die Planner bereits für Projektmanagement oder interne Prozesse einsetzen, können ihre Arbeitsweise damit weiter vereinheitlichen.

Der eigentliche Mehrwert

Die eigentliche Stärke der neuen Planner-Vorlagen liegt nicht nur darin, Projekte schneller anzulegen.

Viel wichtiger ist, dass bewährte Arbeitsabläufe dauerhaft erhalten bleiben. Erfolgreiche Projektstrukturen müssen nicht mehr gesucht oder kopiert werden, sondern stehen allen berechtigten Mitarbeitenden sofort zur Verfügung.

Gleichzeitig entsteht innerhalb der Microsoft 365-Gruppe eine gemeinsame Bibliothek bewährter Projektvorlagen. Teams greifen immer wieder auf dieselben Standards zurück und vermeiden es, bestehende Projekte mehrfach zu kopieren oder neu aufzubauen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Prozesse über verschiedene Abteilungen hinweg einheitlich durchgeführt werden.

Das reduziert Fehler, sorgt für konsistente Prozesse und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Standorten.

Gerade in größeren Unternehmen kann dies dazu beitragen, dass Projekte nach denselben Standards durchgeführt werden und Wissen nicht bei einzelnen Mitarbeitenden verloren geht.

Fazit

Mit den benutzerdefinierten Vorlagen erweitert Microsoft Planner seine Möglichkeiten für standardisierte Projektarbeit erheblich.

Unternehmen können bestehende Pläne künftig als Vorlagen speichern, innerhalb ihrer Microsoft 365-Gruppen teilen und neue Projekte in wenigen Sekunden erstellen. Da keine zusätzliche Administration erforderlich ist und bestehende Berechtigungen weiterhin gelten, lässt sich die Funktion ohne großen Aufwand nutzen.

Vor allem Teams mit wiederkehrenden Projekten profitieren von einer schnelleren Einrichtung, einheitlichen Arbeitsabläufen und einer besseren Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365. Gleichzeitig schaffen gemeinsame Vorlagen eine verlässliche Grundlage für standardisierte Prozesse und helfen dabei, bewährte Arbeitsweisen langfristig im Unternehmen zu etablieren.

Möchten Sie Microsoft Planner optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Microsoft Planner so einzuführen und zu strukturieren, dass wiederkehrende Projekte effizient geplant und standardisierte Arbeitsabläufe nachhaltig etabliert werden. Gemeinsam entwickeln wir passende Vorlagen, einheitliche Projektstrukturen und klare Prozesse, die sich optimal in Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung integrieren.

Dabei betrachten wir nicht nur Microsoft Planner, sondern auch das Zusammenspiel mit Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft To Do und weiteren Microsoft-365-Anwendungen. So entstehen durchgängige Arbeitsabläufe, die Informationen zentral bündeln, Aufgaben transparent verwalten und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen erleichtern.

Auf Wunsch begleiten wir Sie außerdem bei der Einführung im Unternehmen. Mit praxisnahen Schulungen, verständlichen Anleitungen und individuellen Lernmaterialien sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft Planner sicher einsetzen und die neuen Funktionen im Arbeitsalltag gezielt nutzen können.

So wird Microsoft Planner zu mehr als einer reinen Aufgabenverwaltung. Es entsteht eine zentrale Plattform für standardisierte Projekte, transparente Zusammenarbeit und effizientere Prozesse, die Teams langfristig entlastet und den Arbeitsalltag vereinfacht.

Schreiben Sie uns gerne an. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung mit Microsoft Planner und Microsoft 365, die zu Ihren Prozessen passt, Ihre Projektarbeit standardisiert und Ihre Teams bei der täglichen Zusammenarbeit optimal unterstützt.