Ein smartes Qualitätsmanagement im Intranet aufbauen
Qualitätsmanagement ist längst mehr als nur ein ISO-Zertifikat an der Wand. Es geht um gelebte Prozesse, nachvollziehbare Abläufe und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Doch viele Unternehmen kämpfen mit veralteten Systemen, unübersichtlichen Ablagen und manuellen Prozessen.
Die Lösung? Ein modernes, digitales QMS basierend auf Microsoft SharePoint und vollständig integriert ins unternehmensinterne Intranet.
Warum SharePoint fürs QMS?
Bevor wir ins Detail gehen, hier ein kurzer Überblick, warum SharePoint als Basis für ein QMS so ideal ist:
✔️ Nahtlose Integration ins bestehende Microsoft-365-Ökosystem
✔️ Zentrale Plattform für alle qualitätsrelevanten Dokumente und Prozesse
✔️ Automatisierte Workflows, um manuelle Schritte zu minimieren
✔️ Versionierung & Nachvollziehbarkeit bei jeder Änderung
✔️ Zugriffssteuerung und Rollenmanagement zur Sicherstellung von Compliance
Und das Beste: Mit SharePoint setzen Sie nicht auf ein starres Standardsystem, sondern auf ein maßgeschneidertes QMS, das sich flexibel an Ihre Unternehmensstruktur und Prozesse anpassen lässt.
Was gehört zu einem QMS auf SharePoint-Basis?
Experten empfehlen, ein digitales QMS auf SharePoint aus den folgenden Modulen aufzubauen:
1. Dokumentenmanagement & Dokumentenlenkung
Die Verwaltung von Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formularen wird mit SharePoint zum Kinderspiel. Sie können:
- Freigabe-Workflows definieren
- Dokumente versionieren
- Lese- und Änderungsrechte gezielt vergeben
- Verantwortlichkeiten (z.B. Dokumentenverantwortliche) klar zuweisen
🎯 Beispiel: Ein neues Prozessdokument wird erstellt → automatisch an Qualitätsbeauftragten zur Freigabe weitergeleitet → nach Freigabe wird die veröffentlichte Version im Intranet angezeigt.
2. Automatisierte Workflows
Mit Power Automate oder den nativen SharePoint-Flows können Sie viele Prozesse digital abbilden:
- Änderungsanträge
- Reklamations-Management
- Auditprozesse
- Schulungszuweisungen
Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern reduzieren Fehlerquellen und schaffen maximale Transparenz.
3. Dashboards & Auswertungen
Individuelle Dashboards geben Ihnen auf einen Blick Einblick in Kennzahlen, z.B.:
- Anzahl laufender Dokumentenfreigaben
- KPI zur Prozessqualität
- Status offener Maßnahmen
- Audit-Ergebnisse
Diese Dashboards lassen sich per Power BI direkt in SharePoint integrieren.
4. Rechte- und Rollenkonzept
Ein durchdachtes Rechtekonzept ist Pflicht im QMS. Mit SharePoint verwalten Sie ganz einfach:
- Wer darf lesen, bearbeiten oder freigeben?
- Welche Inhalte sehen externe vs. interne Nutzer?
- Welche Abteilungen haben Zugriff auf welche Bereiche?
Alles zentral gesteuert entweder über SharePoint Gruppen oder via Azure Active Directory.
Vorteile eines SharePoint-basierten QMS im Intranet
Ein QMS, das direkt im Intranet integriert ist? Jackpot! Denn dadurch ergeben sich viele Vorteile:
✅ Einfache Erreichbarkeit
Mitarbeitende finden alle wichtigen Infos direkt dort, wo sie täglich arbeiten. Keine zusätzliche Plattform, keine doppelten Logins.
✅ Höhere Akzeptanz
Das Intranet ist bereits bekannt und neue QMS-Funktionen fügen sich nahtlos ein, was die Nutzerakzeptanz enorm erhöht.
✅ Konsistente User Experience
Durch die SharePoint-Integration bleibt das Look-and-Feel Ihrer digitalen Arbeitswelt erhalten. Ihre QMS-Plattform fühlt sich nicht wie ein Fremdkörper an.
✅ Automatische Benachrichtigungen
Über das Intranet lassen sich Benachrichtigungen über neue Dokumente, Schulungen oder Änderungen automatisch an die relevanten Nutzer versenden.
So gelingt die Umsetzung Schritt für Schritt
Sie planen ein QMS mit SharePoint zu implementieren? Dann gehen Sie am besten so vor:
🧭 1. Ist-Analyse & Anforderungen definieren
Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Welche Dokumententypen existieren? Wer ist verantwortlich?
🛠️ 2. SharePoint-Struktur planen
Wir erstellen Bibliotheken, Seitenstrukturen, Metadaten-Felder und Berechtigungen.
🔁 3. Workflows und Automatisierung
Wir definieren Genehmigungsprozesse, Eskalationsstufen und automatische Aktionen via Power Automate.
🎨 4. Intranet-Integration
Wir integrieren Ihr Qualitätsmanagementsystem nahtlos in die bestehende Intranet Struktur vorzugsweise über eine eigene SharePoint Communication Site.
🧪 5. Testen & Schulungen
Wir starten mit einem Piloten, holen Feedback ein, und führen gezielte unternehmensinterne Schulungen durch.
🚀 6. Roll-out und kontinuierliche Verbesserung
Lernen Sie aus der Nutzung und optimieren Sie Prozesse Schritt für Schritt.
Häufige Fragen (FAQs)
Wie viel kostet ein QMS auf SharePoint-Basis?
Der Aufwand hängt stark vom gewünschten Funktionsumfang ab. Viele Anforderungen lassen sich bereits mit vorhandenen SharePoint-Funktionen umsetzen. Den Einstieg können wir dabei deutlich beschleunigen.
Ist SharePoint wirklich sicher genug für QM-relevante Daten?
Ja, absolut. Mit den richtigen Berechtigungen, Verschlüsselungen und Auditing-Funktionen bietet SharePoint einen hohen Sicherheitsstandard auch für stark regulierte Branchen.
Wie schnell kann man starten?
Mit einer klaren Zielsetzung und unserer Erfahrung kann eine Pilotlösung oft bereits innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden.
Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Gespräch und wir zeigen Ihnen eine mögliche Umsetzung für Ihr Unternehmen.
