Flexibles Routing in Microsoft 365 Copilot – was Sie jetzt wissen sollten
Ein wichtiger Punkt für alle Unternehmen, die Microsoft 365 Copilot bereits im Einsatz haben: Die Datenverarbeitung findet nicht automatisch ausschließlich innerhalb der EU statt, auch wenn das viele zunächst annehmen.
Mit der Einführung von „Flexiblem Routing“ hat Microsoft eine Funktion aktiviert, die bei hoher Auslastung greift. In solchen Situationen kann die Verarbeitung von KI-Anfragen, also die sogenannte Inferenz, auch außerhalb der EU-Datengrenzen erfolgen. Ziel ist es, eine stabile und schnelle Performance sicherzustellen, selbst wenn viele Nutzer gleichzeitig mit Copilot arbeiten.
Auf den ersten Blick klingt das unkritisch, denn Microsoft betont, dass Daten weiterhin verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Dennoch sollte man genauer hinschauen. Zwar bleiben die eigentlichen Daten im Ruhezustand innerhalb der EU gespeichert, jedoch kann eine begrenzte Menge pseudonymisierter Daten aus technischen Gründen außerhalb der EU verarbeitet oder gespeichert werden.
Genau hier wird das Thema besonders relevant, nämlich aus Governance-Sicht. Es geht weniger um die technische Umsetzung als vielmehr um die bewusste Entscheidung im Unternehmen. Viele Organisationen haben klare Anforderungen an Datenresidenz und Compliance, und diese Funktion kann Einfluss darauf haben. Besonders kritisch ist, dass flexibles Routing für viele berechtigte Mandanten inzwischen standardmäßig aktiviert ist.
Besonders kritisch ist die aktuelle Rollout-Strategie von Microsoft. Für neu angelegte Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist Flex Routing bereits standardmäßig aktiviert. Für Bestands-Tenants wird die automatische Nutzung von Flex Routing ab dem 17. April 2026 aktiv, sofern keine Anpassung vorgenommen wird. Das bedeutet: Ohne bewusstes Eingreifen kann die Verarbeitung von Daten kurzfristig außerhalb der EU stattfinden.
Hinzu kommt ein weiterer wichtiger Faktor. Änderungen an dieser Einstellung wirken nicht sofort, sondern können bis zu einer Woche benötigen, bis sie vollständig im System umgesetzt sind. Dadurch entsteht ein Zeitfenster, in dem Unternehmen potenziell nicht vollständig compliant agieren.
Deshalb sollten Administratoren diese Einstellung nicht einfach unbeachtet lassen. Es empfiehlt sich, aktiv zu prüfen, ob die aktuelle Konfiguration den eigenen Unternehmensrichtlinien entspricht. Die Option lässt sich im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot und den entsprechenden Einstellungen für Flexrouting während Spitzenlastzeiten finden und bei Bedarf anpassen. Die Einstellung findet ihr im Admin Center unter Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen > Flexrouting während Spitzenlastzeiten.
Für Unternehmen bedeutet das konkret: Wer Copilot produktiv nutzt, sollte sich nicht nur mit den Funktionen beschäftigen, sondern auch mit den dahinterliegenden Einstellungen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Performance, Datenschutz und Compliance im Einklang stehen.
