Hybrides Arbeiten

In den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt rasant verändert. Die Digitalisierung hat seit der Corona-Pandemie (2020-2023) einen großen Einfluss auf zahlreiche Unternehmen. Somit mussten Unternehmen ihre digitale Infrastruktur anpassen und ihre Mitarbeiter in eine neue Arbeitsweise einarbeiten. Insbesondere mittelständige Unternehmen standen vor einer großen Herausforderung, da sie häufig analoge und papierbasierte Prozesse in ihrem Unternehmen nutzten. Die Zusammenarbeit in den mittelständigen Unternehmen musste folglich digitalisiert werden.

Die Veränderungen, die die Pandemie mit sich brachte, waren nicht nur vorübergehend. Sie haben einen dauerhaften Einfluss auf die Arbeitskultur und die Erwartungen der Mitarbeiter an ihre Arbeitgeber hinterlassen. Das hybride Arbeiten ist eine der Antworten auf diese Herausforderung und eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmen und ihre Belegschaft.

Was ist hybrides Arbeiten?

Das hybride Arbeiten ist ein Arbeitsmodell, das die Flexibilität bietet, sowohl im Büro als auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Es kombiniert die Vorteile von der Zusammenarbeit im Büro mit der Freiheit und Eigenständigkeit des Remote-Arbeitens. So kann das Büro zu einem Ort der kreativen Arbeit werden wobei die Remote-Arbeit zu Hause dem konzentrierten Arbeiten dient. Dieses Modell ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit besser an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und fördert gleichzeitig die Effizienz und den Teamgeist. Damit die Arbeit nahtlos, standortunabhängig und ohne Komplikationen funktioniert, ist die Zusammenarbeit zu digitalisieren.

Mittels des hybriden Arbeitens können Mitarbeiter Ihre Arbeit besser auf ihr Leben und Ihre Bedürfnisse anpassen. Darüber hinaus werden Pendelzeiten reduziert und persönliche Verpflichtungen können in den Arbeitsalltag integriert werden. Gleichzeitig eröffnet das hybride Arbeiten Unternehmen die Möglichkeit, Talente unabhängig von ihrem physischen Standort zu gewinnen und zu halten.

Grundlagen für das hybride Arbeiten

Ein digitaler Arbeitsplatz ist das Fundament des hybriden Arbeitens. Dieser stellt sicher, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten können und die Zusammenarbeit nicht durch die unterschiedlichen Orte gefährdet ist. Der digitale Arbeitsplatz umfasst sechs Aspekte und garantiert die hybride Zusammenarbeit im Unternehmen.

Klare Kommunikation:

Damit die Arbeit in Teams funktioniert, ist eine gute Kommunikation von Nöten. Mitarbeiter können unter anderem durch Audio- und Videokonferenzen für eine Verbesserung der persönlichen Beteiligung erreicht werden. Darüber hinaus kann mittels Einzel- und Gruppenchats ein kurzer Austausch zwischen Mitarbeitern garantiert werden. Dabei können Nachrichten, Dokumente, Aufgaben, Aktivitäten und andere Inhalte ausgetauscht werden.

Terminmanagement

Um die Koordination von Terminen, Besprechungen und anderen Veranstaltungen zu gewährleisten ist ein digitales Terminmanagement von Nöten. Dabei können so einfach Termine in den Kalender eingepflegt werden und mit anderen geteilt werden, sodass diese nicht untergehen.

Dokumentenverwaltung

Beim hybriden Arbeiten ist die Verfügbarkeit von Dokumenten überall zu garantieren. Die Dokumente werden an einem zentralen Ort digitalisiert hochgeladen. So können Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten Arbeiten, diese untereinander teilen und Fortschritte mittels Versionierung festhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich im Unternehmen oder außerhalb des Unternehmen befindet.

Aufgabenverwaltung

Mitarbeiter im Homeoffice müssen wissen, welche Aufgaben Sie abarbeiten sollen. Hierfür ist eine digitale Aufgabenverwaltung einzurichten. So können Mitarbeiten auch im Homeoffice ihre Aufgaben einsehen. Durch die digitale Aufgabenverwaltung können Aufgaben verwaltet und priorisiert werden , sowie Verantwortlichkeiten zugewiesen und Fortschritte verfolgt werden.

Technologische Ausstattung:

Mitarbeiter benötigen die richtigen Tools, um effektiv von verschiedenen Orten aus arbeiten zu können. Dies umfasst Hardware wie Laptops und personenunabhängige Arbeitsplätze mit Bildschirmen, einer Docking-Station und Maus und Tastatur sowie ein Headset und Softwarelösungen zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Dabei kann ein Kollaborationstool herangezogen werden.

Microsoft 365 für hybrides Arbeiten

Seit der Corona Pandemie ist vielen Leuten Microsoft Teams bekannt. Jedoch bietet Microsoft nicht nur Microsoft Teams sondern einige weitere Anwendungen, die das hybride Arbeiten unterstützen. Microsoft 365, eine umfassende Suite von Anwendungen und Diensten, bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform für das hybride Arbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Microsoft Teams:

Dieses Kommunikationstool ermöglicht die Kollaboration und Kommunikation in Ihrem Unternehmen, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Mit Videoanrufen, Chat, Integrierter Aufgaben- und Dokumentenverwaltung erleichtert Teams die Zusammenarbeit erheblich.

SharePoint und OneDrive:

Mittels Microsoft SharePoint und OneDrive kann die Dokumentenverwaltung an das hybride Arbeiten angepasst werden. Die Dokumente können zentral im SharePoint gespeichert werden. Mittels One Drive können die Dokumente synchronisiert werden. So sind Dokumente und Dateien von überall aus verfügbar auch ohne eine vorhandene Internetverbindung.

Microsoft Planner:

Microsoft Planner ist ein Tool zur Aufgabenverwaltung, das die Planung und Verfolgung von Arbeitsaufgaben erleichtert. Dies ist besonders hilfreich, um Teamprojekte und -aufgaben zu organisieren. So können Aufgaben von überall aus leicht eingesehen und der Fortschritt verfolgt werden.

Weitere Microsoft Office Tools:

Office  bietet Werkzeuge für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Dokumenten und Inhalte und Bearbeitung dieser. Mit Office Online können Inhalte erstellt werden, ohne dass der Office-Client lokal auf dem Gerät gespeichert werden muss. Es wird ausschließlich eine funktionierende Internetverbindung, eine Microsoft365-Lizenz und ein Webbrowser vorausgesetzt. So ist die Arbeit von verschiedenen Standorten aus möglich.  Office vereint alle Office Anwendungen, wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook.

Insgesamt ermöglicht Microsoft 365 Unternehmen, hybrides Arbeiten nahtlos und sicher umzusetzen. Die Suite bietet die erforderlichen Werkzeuge und Ressourcen, um Mitarbeiter zu unterstützen und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz aufrechtzuerhalten.

Fazit

Das hybride Arbeiten ist zweifellos die Zukunft der Arbeit. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, agiler und flexibler zu sein, während es den Mitarbeitern die Freiheit gibt, ihr berufliches und persönliches Leben besser in Einklang zu bringen. Dieser Wandel bedeutet jedoch mehr als nur die Einführung von Remote-Arbeitsoptionen. Es erfordert eine umfassende Neugestaltung der Arbeitskultur und -praktiken.

Microsoft 365 hat sich als eine leistungsstarke Plattform erwiesen, die Unternehmen dabei unterstützen kann, hybrides Arbeiten erfolgreich umzusetzen. Mit den richtigen Grundlagen und Werkzeugen können Unternehmen die Vorteile dieses Modells voll ausschöpfen und sich für die Arbeitswelt von morgen wappnen. Dabei muss eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch den geschäftlichen Anforderungen gerecht wird.

Die Pandemie mag uns gezwungen haben, uns anzupassen, aber sie hat auch gezeigt, dass Veränderung Chancen mit sich bringt. Das hybride Arbeiten ist eine dieser Chancen, die es zu ergreifen gilt. Es ermöglicht Unternehmen agiler und widerstandsfähiger zu werden, während es den Mitarbeitern die Freiheit gibt, ihr berufliches und persönliches Leben auf ihre eigene Weise zu gestalten.