📢 Microsoft 365 Apps: Neue OneDrive-Erinnerung zur Dateisicherung – das sollten Sie wissen
In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist die sichere und zentrale Speicherung von Dateien entscheidend. Microsoft geht nun den nächsten Schritt: Ab April 2025 werden Nutzer von Microsoft Word, Excel und PowerPoint für Windows aktiv dazu aufgefordert, ihre Dateien über OneDrive Known Folder Move (KFM) zu sichern.
🔄 Was ändert sich konkret?
Berechtigte Nutzer erhalten in der Nachrichtenleiste direkt unterhalb der Symbolleiste einen Hinweis mit der Aufforderung, ihre Dateien mit OneDrive zu sichern. Die Nachricht erscheint beispielsweise wie folgt:
„DIESES DOKUMENT SICHERN: Teilen und arbeiten Sie mit anderen an dieser und weiteren Dateien über OneDrive.“
Mit einem Klick auf „OneDrive öffnen“ können die Nutzer gezielt auswählen, welche ihrer bekannten Windows-Ordner (z. B. Desktop, Dokumente, Bilder) sie sichern möchten.
Nachrichtencenter – Microsoft 365 admin center
Microsoft 365 Admin Center – Nachricht MC1053121 (April 2025)
📅 Wann wird die Funktion ausgerollt?
- Öffentliche Vorschau (Public Preview): Mitte April 2025 bis Ende April 2025
- Allgemeine Verfügbarkeit (General Availability): Anfang Mai 2025 bis Mitte Juni 2025
✅ Welche Vorteile bietet KFM für Unternehmen und Nutzer?
Einmal aktiviert, profitieren die gesicherten Ordner und Dateien von zahlreichen Vorteilen:
- 🔒 Mehr Sicherheit & Compliance: Cloud-Dateien unterliegen automatisch Klassifizierungs- und Schutzrichtlinien
- 🤖 Copilot-Integration: Dateien können direkt mit Microsoft Copilot verarbeitet werden (mit entsprechender Lizenz)
- 🤝 Bessere Zusammenarbeit: Einfaches Teilen, Kommentieren und automatisches Speichern von Änderungen
- 🌍 Flexibler Zugriff: Plattformübergreifend auf Windows, Mac, Web, iOS und Android
- 💾 Datensicherung: Schutz vor Datenverlust bei Geräteausfall
- 🕓 Weitere Cloud-Funktionen: z. B. AutoSave und Versionierung
Die synchronisierten Ordner bleiben weiterhin wie gewohnt im Datei-Explorer sichtbar – nur sicherer.
🧑💼 Was bedeutet das für Ihre IT-Abteilung?
Keine Aktion ist erforderlich, sofern OneDrive bereits installiert ist und KFM nicht durch Gruppenrichtlinien blockiert wird.
Die Nachricht wird nicht angezeigt, wenn:
- der Nutzer bereits KFM nutzt,
- OneDrive nicht installiert oder gestartet ist,
- die Gruppenrichtlinie „Prevent users from moving their Windows known folders to OneDrive“ aktiviert ist,
- oder die neue Richtlinie „Restrict KFM from Office“ aktiv ist.
🛠️ Tipp für Admins: Neue Richtlinie verfügbar
Basierend auf dem Feedback von Unternehmen wurde eine neue Richtlinie eingeführt: „Restrict KFM from Office“. Wird diese aktiviert, zeigen Office-Anwendungen keine KFM-Hinweise mehr an, unabhängig davon, ob die Nutzer grundsätzlich berechtigt wären. Diese Einstellung betrifft nur Office-Apps und nicht die übrigen OneDrive- oder KFM-Funktionen.
Diese Richtlinie ist bereits in den aktuellen administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) für Microsoft Office (ab Version 5497.1000) enthalten.
📌 Fazit
Die neue Erinnerungsfunktion in Microsoft 365 ist ein sinnvoller Schritt, um die Datensicherheit und Zusammenarbeit weiter zu verbessern. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Richtlinien mit dem neuen Verhalten kompatibel sind – und gegebenenfalls ihre Nutzer proaktiv informieren. Für alle, die auf moderne Arbeitsmethoden setzen, ist die OneDrive-Integration ein klarer Mehrwert.
Quelle:
Microsoft 365 Admin Center – Nachricht MC1053121 (April 2025)
Titel: Microsoft 365 apps: We will prompt users to back up their files in Microsoft OneDrive
