Microsoft 365 Begleit-Apps: People, Files und Calendar
Plötzlich sind sie da: neue kleine Apps in der Windows-Taskleiste mit den Namen People, Files und Calendar. Was auf den ersten Blick wie zusätzliche Microsoft 365 Symbole wirkt, ist Teil eines neuen Konzepts: den sogenannten Microsoft 365 Companions. Diese Begleit-Apps sollen Nutzerinnen und Nutzer genau dort unterstützen, wo im Arbeitsalltag häufig Zeit verloren geht: beim Suchen von Personen, beim schnellen Zugriff auf Dateien oder beim Überblick über anstehende Termine.
Microsoft 365 Companions: kleine Apps mit direktem Zugriff aus der Taskleiste
Die neuen Microsoft 365 Begleit Apps sind kleine Anwendungen, die direkt über die Windows Taskleiste erreichbar sind. Microsoft bezeichnet sie als Microsoft 365 Companions. Dazu gehören aktuell die drei Apps People, Files und Calendar.
Ihr Ziel ist es, häufig genutzte Informationen schneller verfügbar zu machen. Sie sollen nicht jedes Mal Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint oder den Browser öffnen müssen, wenn sie nur kurz eine Person suchen, eine Datei benötigen oder den nächsten Termin prüfen möchten.
Die Grundidee der Microsoft 365 Companions:
- schneller Zugriff auf relevante Informationen
- weniger Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen
- bessere Übersicht im Arbeitsalltag
- Unterstützung im passenden Arbeitskontext
People: Personen schneller finden und direkt kontaktieren
Die App People ist für den schnellen Zugriff auf Personen und Kontakte innerhalb der Organisation gedacht. Sie funktioniert wie ein kompaktes Kontakt und Kontextfenster für die tägliche Zusammenarbeit.
Über People können Nutzerinnen und Nutzer gezielt nach Kolleginnen, Kollegen oder anderen Personen suchen. Dabei geht es nicht nur um den Namen einer Person, sondern auch um zusätzliche Informationen aus Microsoft 365.
Mit People können Sie zum Beispiel suchen nach:
• Name
• Position
• Standort
• Abteilung
• Projekt
• Qualifikation
Besonders hilfreich ist das in größeren Organisationen oder in Unternehmen mit vielen Teams. Wenn nicht sofort klar ist, wer für ein bestimmtes Thema zuständig ist, kann People dabei helfen, schneller die richtige Ansprechperson zu finden.
Ein weiterer Vorteil ist die organisatorische Einordnung. Über die App lässt sich das Organigramm einer Person anzeigen. Dadurch wird sichtbar, in welchem Team die Person arbeitet oder mit welchen Personen sie organisatorisch verbunden ist.
People bietet im Arbeitsalltag unter anderem folgende Funktionen:
- Personen innerhalb der Organisation suchen
- Profile und Kontaktdaten anzeigen
- Organigramm einer Person öffnen
- Verfügbarkeitsstatus prüfen
- E Mail an eine Person erstellen
- Teams Audioanruf starten
- gemeinsam geteilte Dateien anzeigen
- Teilnehmende eines aktuellen Anrufs inklusive Rollen einsehen
Damit ist People mehr als nur ein digitales Adressbuch. Die App hilft dabei, Personen besser einzuordnen und direkt aus dem Kontext heraus Kontakt aufzunehmen.
Files: Dateien schneller suchen, öffnen und teilen
Die App Files ist auf den schnellen Zugriff auf Dateien ausgelegt. Sie hilft dabei, Dokumente zu finden, zu öffnen oder zu teilen, ohne den aktuellen Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Files durchsucht Dateien aus Microsoft 365 Apps, Cloudspeichern und dem lokalen Downloads Ordner. Dadurch wird die App besonders interessant für Unternehmen, in denen Dateien über verschiedene Orte verteilt sind, zum Beispiel in OneDrive, SharePoint, Teams oder lokal gespeicherten Downloads.
Auf der Startseite der App werden zunächst die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt. Das ist besonders praktisch, wenn man direkt an einem Dokument weiterarbeiten möchte, das man kürzlich geöffnet oder bearbeitet hat.
Files unterstützt unter anderem folgende Funktionen:
- zuletzt verwendete Dateien anzeigen
- Dateien nach Namen suchen
- Dateien nach Schlüsselwörtern im Inhalt suchen
- Suchergebnisse nach Person filtern
- Suchergebnisse nach Dateityp filtern
- Dateien öffnen
- Dateien teilen
- Dateilink kopieren
- Dateivorschau anzeigen
- Speicherort einer Datei öffnen
Ein wichtiger Mehrwert liegt in der kontextbezogenen Suche. Wählt man zum Beispiel eine Person als Filter aus, können Dateien nach Aktivitäten eingegrenzt werden. Dazu gehören Dateien, die eine Person erstellt, geteilt oder bearbeitet hat. Auch Dateien, in denen man per @Mention erwähnt wurde, können so schneller gefunden werden.
Typische Alltagssituationen für Files:
- Sie wissen nicht mehr, ob eine Datei in Teams, OneDrive oder SharePoint liegt
- Sie erinnern sich nur noch an ein Stichwort aus dem Dokument
- Sie möchten eine zuletzt verwendete Datei schnell erneut öffnen
- Sie möchten einen Link zu einer Datei kopieren und weitergeben
- Sie möchten prüfen, wo eine Datei gespeichert ist
Gerade in Microsoft 365 Umgebungen kann Files den Suchaufwand deutlich reduzieren. Die App ersetzt nicht OneDrive oder SharePoint, bietet aber einen schnellen Einstiegspunkt für den Zugriff auf relevante Dokumente.
Calendar: Termine im Blick behalten, ohne Outlook zu öffnen
Die App Calendar bringt den Microsoft 365 Kalender direkt in die Windows Taskleiste. Sie ist besonders hilfreich, wenn Sie schnell wissen möchten, was als Nächstes ansteht, ohne Outlook oder Teams öffnen zu müssen.
Über Calendar lässt sich der eigene Tagesplan auf einen Blick prüfen. Die App zeigt anstehende Termine und Besprechungen kompakt an und ermöglicht den direkten Einstieg in Meetings.
Calendar bietet unter anderem folgende Funktionen:
• Tagesübersicht anzeigen
• nächste Termine prüfen
• Besprechungen suchen
• nach Organisator, Teilnehmenden oder Titel suchen
• Besprechungsdetails öffnen
• direkt an Meetings teilnehmen
• Besprechungen bearbeiten
• Chat mit Teilnehmenden öffnen
• Besprechungslink kopieren
Der größte Vorteil liegt in der schnellen Orientierung. Wer viele Termine im Kalender hat, muss nicht jedes Mal Outlook öffnen, um zu prüfen, wann das nächste Meeting beginnt oder wer eingeladen ist.
Auch die Suchfunktion ist im Alltag nützlich. Wenn eine bestimmte Besprechung gesucht wird, kann gezielt nach Titel, Organisator oder Teilnehmenden gesucht werden. Dadurch lassen sich Termine schneller finden, auch wenn der Kalender sehr voll ist.
Typische Alltagssituationen für Calendar:
- Sie möchten wissen, wann Ihr nächstes Meeting startet
- Sie suchen eine bestimmte Besprechung im Kalender
- Sie möchten schnell einem Teams Meeting beitreten
- Sie möchten den Besprechungslink kopieren
- Sie möchten kurz prüfen, wer an einem Termin teilnimmt
Der eigentliche Mehrwert: weniger Suchen, weniger Wechsel, mehr Arbeitskontext
People, Files und Calendar ersetzen keine bestehenden Microsoft 365 Anwendungen. Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint bleiben weiterhin die zentralen Arbeitsplattformen. Die Companion Apps dienen vielmehr als schnelle Einstiegspunkte für konkrete Aufgaben im Arbeitsalltag.
