Lohnen sich Microsoft-Grundlagenschulungen? Warum tägliche Nutzung allein nicht ausreicht

Eine Kollegin versendet ihre E-Mails mit einer hinterlegten Signatur. Ein anderer Mitarbeiter tippt seinen Namen und seine Kontaktdaten jedes Mal neu, manchmal mit einem Tippfehler. Im nächsten Team werden Dokumente als Anhang hin- und hergeschickt, bis niemand mehr sicher weiß, welche Version aktuell ist.

Alle arbeiten mit Microsoft. Aber längst nicht alle haben dieselbe Einführung erhalten.

Viele Unternehmen nutzen Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint bereits seit Jahren. Spätestens während der Coronapandemie mussten vielerorts digitale Zusammenarbeit und Kommunikation schnell funktionieren. Für eine strukturierte Einführung blieb dabei nicht immer ausreichend Zeit.

Heute gehören die Anwendungen zum Alltag. Gerade deshalb lohnt sich die Frage: Haben Ihre Mitarbeitenden gelernt, die Werkzeuge sinnvoll einzusetzen, oder haben sie sich vor allem daran gewöhnt, irgendwie damit zurechtzukommen?

Bedeutet tägliche Nutzung automatisch, dass man sich auskennt?

Aus unserer Arbeit mit Unternehmen kennen wir diese Situation: Mitarbeitende nutzen ihre Anwendungen regelmäßig, haben aber nie eine systematische Einführung bekommen. Sie haben sich Funktionen selbst erschlossen, bei Kolleginnen und Kollegen abgeschaut oder einen Arbeitsweg übernommen, den eine Führungskraft einmal gezeigt hat.

Das ist nachvollziehbar. Wenn eine Aufgabe erledigt werden muss, zählt zunächst, dass sie funktioniert. Für die Frage, ob es einen einfacheren oder besser geeigneten Weg gibt, bleibt im Tagesgeschäft wenig Raum.

So entstehen Gewohnheiten, die über Jahre weitergegeben werden. Ein Dokument wird manuell formatiert, obwohl Formatvorlagen helfen könnten. Eine wiederkehrende Berechnung wird jedes Mal neu aufgebaut. Eine Information landet im Einzelchat, obwohl sie für das gesamte Projektteam relevant wäre.

Diese Situationen sind kein Zeichen mangelnder Lernbereitschaft. Häufig fehlt schlicht die Gelegenheit, Grundlagen kennenzulernen, Fragen zu stellen und Alternativen auszuprobieren.

Wo zeigen sich fehlende Grundlagen im Arbeitsalltag?

Es sind oft kleine Handgriffe, die sich täglich wiederholen. Für sich genommen wirken sie unbedeutend. Über ein ganzes Team hinweg können daraus jedoch unnötige Arbeit, Rückfragen und unterschiedliche Arbeitsweisen entstehen. Typische Beispiele sind:

• Outlook: Signaturen werden von Hand geschrieben, Nachrichten mühsam gesucht oder Aufgaben ausschließlich im Posteingang im Kopf behalten.
• Teams: Mitarbeitende sind unsicher, wann ein Chat und wann ein Kanal sinnvoll ist oder wo gemeinsam bearbeitete Dateien wiederzufinden sind.
• Word: Überschriften werden einzeln formatiert und Abstände mit Leerzeichen oder zusätzlichen Absätzen erzeugt. Spätere Änderungen werden dadurch aufwendig.
• Excel: Werte werden manuell übertragen oder Berechnungen wiederholt ausgeführt, obwohl passende Formeln und strukturierte Tabellen Arbeit abnehmen könnten.
• PowerPoint: Jede Folie wird einzeln gestaltet, weil der Umgang mit vorhandenen Layouts und Vorlagen nicht vertraut ist.
• Zusammenarbeit: Dateien werden mehrfach gespeichert und verschickt, ohne klare Vereinbarung darüber, wo die verbindliche Version liegt.

Eine Grundlagenschulung setzt genau hier an. Sie verbindet Funktionen mit konkreten Aufgaben und macht sichtbar, welche Möglichkeiten für den eigenen Arbeitsalltag tatsächlich hilfreich sind.

Lohnt sich eine Basic-Schulung auch nach vielen Jahren?

Ja, wenn sie sich am tatsächlichen Bedarf der Mitarbeitenden orientiert. Langjährige Nutzung bedeutet nicht automatisch, dass alle wichtigen Grundlagen bekannt sind. Gleichzeitig benötigen erfahrene Anwender keine Einführung, die ihre vorhandenen Kenntnisse ignoriert.

Deshalb sollte am Anfang stehen: Welche Aufgaben erledigen die Teilnehmenden? Wo entstehen Rückfragen? Was wird umständlich gelöst? Und bei welchen Funktionen fehlt Sicherheit?

Eine passende Schulung greift diese Fragen auf. Sie schafft eine gemeinsame Grundlage, ergänzt vorhandenes Wissen und gibt Raum, eingespielte Arbeitsweisen zu hinterfragen. Dabei kann schon eine kleine Erkenntnis eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe erleichtern.

Ob sich eine Schulung wirtschaftlich lohnt, lässt sich nicht pauschal mit einer festen Zeitersparnis beantworten. Sinnvolle Anhaltspunkte sind weniger Nacharbeit, leichter auffindbare Informationen, einheitlichere Dokumente und mehr Selbstständigkeit bei wiederkehrenden Aufgaben.

Warum reicht eine einmalige Einführung nicht immer aus?

Auch wer eine gute Einführung erhalten hat, arbeitet nicht dauerhaft unter denselben Bedingungen. Oberflächen werden angepasst, Funktionen ergänzt und Arbeitsabläufe verändern sich. Hinzu kommen neue Mitarbeitende, andere Zuständigkeiten und neue Anforderungen an die Zusammenarbeit.

Wenn eine vertraute Schaltfläche plötzlich an einer anderen Stelle steht, kann das verunsichern. Wer den Zweck einer Funktion verstanden hat, findet sich häufig leichter wieder zurecht als jemand, der ausschließlich eine Klickfolge auswendig gelernt hat.

Deshalb geht es in einer guten Schulung um mehr als die Position einzelner Symbole. Mitarbeitende sollten verstehen, welches Werkzeug für welche Aufgabe geeignet ist und wie die Anwendungen im Arbeitsalltag zusammenwirken. Kurze Auffrischungen und gezielte Trainings können dieses Wissen aktuell halten.

Was haben Microsoft-Grundlagen mit KI zu tun?

Mit dem Einsatz von KI wird diese Grundlage noch wichtiger. Unternehmen möchten Texte schneller erstellen, Informationen zusammenfassen oder sich bei der Arbeit mit Dokumenten und Tabellen unterstützen lassen. Doch ein erzeugtes Ergebnis muss weiterhin eingeordnet und geprüft werden.

Wer mit KI einen E-Mail-Entwurf erstellt, sollte beurteilen können, ob Inhalt, Empfänger, Ton und enthaltene Informationen passen. Wer sich eine Excel-Formel vorschlagen lässt, muss nachvollziehen können, welche Werte berechnet werden und ob das Ergebnis plausibel ist. Und bei einer Präsentation bleibt die Frage, ob Aussagen stimmen und die Folien zum Ziel und zur Zielgruppe passen.

KI-Kompetenz baut auf fachlichem Verständnis und sicherem Umgang mit den eigenen Arbeitsmitteln auf. Mitarbeitende brauchen die Fähigkeit, eine Aufgabe verständlich zu beschreiben, das Ergebnis zu prüfen und es sinnvoll weiterzubearbeiten.

Dazu gehört auch Orientierung im Umgang mit Informationen: Welche Inhalte dürfen in einem vom Unternehmen freigegebenen KI-Werkzeug verwendet werden? Für wen ist ein Dokument freigegeben? Welche internen Regeln gelten? Solche Fragen sollten anhand konkreter Alltagssituationen besprochen werden.

Microsoft-Grundlagen und KI-Training lassen sich deshalb gut miteinander verbinden. Erst wird eine Aufgabe verstanden und praktisch bearbeitet. Anschließend lässt sich untersuchen, an welcher Stelle KI unterstützen kann und welche Prüfung beim Menschen bleibt.

Warum ist selbst ausprobieren so wichtig?

Eine Funktion auf einer Präsentationsfolie zu sehen, ist ein erster Schritt. Sie selbst auf eine eigene Aufgabe anzuwenden, schafft ein anderes Verständnis. Genau dabei tauchen häufig die Fragen auf, die im späteren Arbeitsalltag entscheidend sind.

In unseren Schulungen und Trainings erhalten Mitarbeitende deshalb Gelegenheit, Funktionen selbst auszuprobieren und Übungen mit Unterstützung auszuführen. Wir erklären die Zusammenhänge, begleiten die praktische Anwendung und gehen auf Fragen ein.

Je nach Bedarf kann es beispielsweise darum gehen, eine Signatur einzurichten, ein Dokument mit Formatvorlagen aufzubauen, eine Excel-Auswertung nachzuvollziehen oder eine gemeinsame Datei im passenden Arbeitsbereich abzulegen. Auch der Umgang mit KI lässt sich anhand geeigneter Übungsaufgaben besprechen und erproben.

Wichtig ist eine Lernumgebung, in der niemand befürchten muss, eine vermeintlich zu einfache Frage zu stellen. Gerade diese Fragen machen sichtbar, wo Orientierung fehlt.

Was passiert mit den Fragen nach der Schulung?

Viele Fragen entstehen erst, wenn Mitarbeitende das Gelernte im Tagesgeschäft anwenden. Ein Sonderfall taucht auf, eine Ansicht sieht anders aus oder eine Übung lässt sich nicht ohne Weiteres auf die eigene Aufgabe übertragen.

Deshalb ist eine verlässliche Anlaufstelle wichtig: ein Supportbereich oder ein vereinbarter Ansprechpartner, bei dem Fragen aufgenommen und verständlich beantwortet werden. Ergänzend können kurze Anleitungen, gemeinsame Fragerunden oder kleine Lerneinheiten helfen.

Wiederkehrende Fragen zeigen außerdem, wo ein weiteres Training sinnvoll ist oder eine interne Regel fehlt. So wird Unterstützung nach der Schulung zu einem wichtigen Teil des Lernens.

Wir unterstützen Unternehmen mit Schulungen, Trainings und begleitender Hilfestellung. Welche Form der Unterstützung passt, richten wir gemeinsam am Bedarf der Organisation und ihrer Mitarbeitenden aus.

Wie schaffen Unternehmen eine gemeinsame Grundlage?

Damit das Gelernte im Alltag ankommt, sollten Schulungen mit verständlichen Vereinbarungen zur Zusammenarbeit verbunden werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Kommunikation: Welche Informationen gehören in eine E-Mail, einen Chat oder einen Teams-Kanal?
• Ablage: Wo werden Dokumente gespeichert und wo befindet sich die verbindliche Version?
• Standards: Welche Signaturen, Vorlagen und Benennungen sollen verwendet werden?
• Freigaben: Wie werden Inhalte passend zur Aufgabe und zu den internen Vorgaben geteilt?
• KI-Nutzung: Welche Werkzeuge sind freigegeben und wie werden Ergebnisse geprüft?
• Unterstützung: An wen können sich Mitarbeitende bei Fragen wenden?

Solche Vereinbarungen geben Orientierung und erleichtern auch neuen Mitarbeitenden den Einstieg. Führungskräfte können dazu beitragen, indem sie die gemeinsamen Arbeitsweisen vorleben und Zeit für Lernen und Üben ermöglichen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Grundlagenschulung?

Sie müssen nicht auf die Einführung einer neuen Anwendung warten. Wiederkehrende Rückfragen, uneinheitliche Arbeitsweisen oder Unsicherheit bei alltäglichen Funktionen sind bereits gute Anlässe, den Schulungsbedarf genauer anzusehen. Auch vor dem breiteren Einsatz von KI lohnt sich dieser Blick.

Der Einstieg kann klein sein: ein gemeinsamer Blick auf typische Aufgaben, ein Training zu den wichtigsten Grundlagen und anschließend die Möglichkeit, offene Fragen zu klären. Entscheidend ist, dass die Inhalte zu den Menschen passen, die täglich mit den Anwendungen arbeiten.

Sie möchten herausfinden, welche Microsoft-Grundlagen Ihr Team im Alltag weiterbringen und wie Sie Ihre Mitarbeitenden auf den Einsatz von KI vorbereiten können? Wir entwickeln mit Ihnen passende Schulungen und Trainings und begleiten die praktische Umsetzung.