Microsoft Planner: Neuer Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center
Wie intensiv wird Microsoft Planner im Unternehmen tatsächlich genutzt? Welche Mitarbeitenden arbeiten regelmäßig damit und wie entwickelt sich die Nutzung über einen längeren Zeitraum?
Genau diese Fragen konnten Administratoren bisher über die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center nicht direkt für Planner beantworten. Das ändert sich im September 2026.
Microsoft führt einen neuen Planner-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center ein. Administratoren erhalten damit einen besseren Überblick über die Nutzung von Planner innerhalb ihrer Organisation und können sowohl allgemeine Nutzungstrends als auch Aktivitäten auf Benutzerebene auswerten.
Was ist neu?
Bisher stand im Bereich der Microsoft 365-Nutzungsberichte kein eigener Bericht für Microsoft Planner zur Verfügung.
Mit der neuen Funktion finden berechtigte Administratoren den Bericht künftig unter:
Microsoft 365 Admin Center > Berichte > Nutzung > Planner
Der Bericht berücksichtigt die Nutzung von Planner Basic und Planner Premium und stellt sowohl zusammengefasste Kennzahlen für den gesamten Mandanten als auch detailliertere Informationen auf Benutzerebene bereit.
Damit lässt sich beispielsweise nachvollziehen, wie viele Personen Planner tatsächlich verwenden und wie sich die aktive Nutzung über einen bestimmten Zeitraum entwickelt.
Welche Informationen zeigt der Planner-Bericht?
Eine der wichtigsten Kennzahlen ist die Anzahl der eindeutigen aktiven Benutzer. Dabei wird erfasst, wie viele unterschiedliche Personen innerhalb des ausgewählten Zeitraums mindestens eine bewusste Aktion in Planner durchgeführt haben.
Zusätzlich steht ein Diagramm zur Verfügung, das die Anzahl der täglich aktiven Benutzer darstellt.
Administratoren können zwischen verschiedenen Betrachtungszeiträumen wählen:
- letzte 7 Tage
- letzte 28 Tage
- letzte 90 Tage
- letzte 180 Tage
Neben den allgemeinen Kennzahlen gibt es eine Tabelle mit detaillierteren Nutzungsinformationen. Dort werden unter anderem der Benutzername beziehungsweise die E-Mail-Adresse, die Anzahl der aktiven Tage und das Datum der letzten Aktivität aufgeführt.
Die Daten können außerdem als CSV-Datei exportiert und anschließend beispielsweise für interne Auswertungen weiterverarbeitet werden.
Wann gilt ein Benutzer als aktiv?
Microsoft unterscheidet bei der Auswertung zwischen tatsächlicher Nutzung und automatisierten Hintergrundprozessen.
Ein Benutzer gilt als aktiv, wenn er mindestens eine bewusste Aktion in Planner durchführt. Dazu gehören beispielsweise das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Aufgabe, das Öffnen eines Plans oder einer Aufgabe sowie der Wechsel in verschiedene Planner-Ansichten.
Berücksichtigt wird die Nutzung über verschiedene Planner-Oberflächen hinweg. Dazu gehören unter anderem Planner im Web sowie die Integration in Microsoft Teams, Outlook, Loop und die mobilen Planner-Apps.
Automatische Synchronisierungen, Aktualisierungen im Hintergrund, vom Dienst erzeugte Benachrichtigungen oder Aktionen durch Servicekonten werden dagegen nicht als aktive Nutzung gewertet.
Dadurch soll der Bericht möglichst genau widerspiegeln, wann Mitarbeitende tatsächlich mit Planner arbeiten.
Eine Besonderheit bei der Benutzerübersicht
Bei der Interpretation der Daten gibt es einen wichtigen Punkt zu beachten.
Die Tabelle mit den Nutzungsdetails enthält grundsätzlich alle Benutzer, die innerhalb der vergangenen 180 Tage mindestens einmal in Planner aktiv waren.
Wird beispielsweise der Zeitraum „letzte 7 Tage“ ausgewählt, verändert sich lediglich die Kennzahl der aktiven Tage. Die angezeigte Benutzerliste selbst wird dadurch nicht auf die letzten sieben Tage beschränkt.
Dadurch kann ein Benutzer in der Tabelle beispielsweise mit 0 aktiven Tagen erscheinen, obwohl er grundsätzlich aufgeführt wird. In diesem Fall war die Person innerhalb der vergangenen 180 Tage aktiv, jedoch nicht innerhalb des aktuell ausgewählten Betrachtungszeitraums.
Was ist mit dem Planner Agent?
Der neue Bericht konzentriert sich auf die Nutzung der Basic- und Premium-Funktionen von Microsoft Planner.
Die Nutzung des Planner Agent wird dagegen nicht innerhalb dieses Planner-Berichts erfasst. Sie ist Bestandteil des separaten Microsoft Copilot Agents-Nutzungsberichts.
Dieser Bericht bietet Administratoren unter anderem Informationen darüber, wie viele Benutzer mit Agents arbeiten, welche Agents verwendet werden und wie sich deren Nutzung entwickelt.
Microsoft trennt damit die klassische Planner-Nutzung von der Nutzung KI-basierter Agents.
Warum ist der neue Bericht für Unternehmen interessant?
Der Bericht schafft vor allem mehr Transparenz darüber, wie Planner innerhalb einer Organisation tatsächlich angenommen wird.
Unternehmen können damit beispielsweise besser beurteilen, ob Planner nach einer Einführung regelmäßig genutzt wird, wie sich die Nutzung entwickelt oder ob Schulungs- und Einführungsmaßnahmen Wirkung zeigen.
Auch bei größeren Microsoft-365-Projekten können solche Informationen hilfreich sein. Wird Planner beispielsweise als zentrale Lösung für das Aufgabenmanagement eingeführt, lässt sich anhand der Nutzungsdaten überprüfen, ob die Anwendung im Arbeitsalltag tatsächlich angekommen ist.
Die Daten können außerdem eine Grundlage für interne Adoption-Auswertungen und Reporting-Prozesse bilden.
Was sollten Administratoren beachten?
Die neue Funktion ist standardmäßig aktiviert und erfordert keine zusätzliche Konfiguration.
Trotzdem sollten Unternehmen insbesondere die Berechtigungen für die Microsoft 365-Nutzungsberichte überprüfen. Der Planner-Bericht kann benutzerspezifische Informationen wie E-Mail-Adressen, aktive Tage und das Datum der letzten Aktivität enthalten.
Microsoft bietet allerdings die Möglichkeit, benutzerspezifische Informationen in den Microsoft 365-Nutzungsberichten zu anonymisieren. Diese Einstellung gilt dann auch für den Planner-Bericht und exportierte CSV-Dateien.
Abhängig von den internen Datenschutz-, Governance- oder Compliance-Vorgaben kann es außerdem sinnvoll beziehungsweise erforderlich sein, bestehende Dokumentationen und Informationsprozesse zur Nutzungsüberwachung zu überprüfen.
Wann wird der neue Planner-Bericht verfügbar?
Der weltweite Rollout des neuen Planner-Nutzungsberichts beginnt laut Microsoft Anfang September 2026 und soll ebenfalls Anfang September abgeschlossen werden.
Die Einführung betrifft neben der weltweiten Standardumgebung auch GCC, GCC High und DoD.
Für Administratoren ist keine Aktion notwendig. Nach dem Rollout erscheint der neue Bericht automatisch für entsprechend berechtigte Benutzer im Microsoft 365 Admin Center.
Fazit
Mit dem neuen Planner-Nutzungsbericht erweitert Microsoft die Reporting-Möglichkeiten im Microsoft 365 Admin Center um eine bislang fehlende Perspektive.
Administratoren können künftig nicht nur sehen, wie viele Personen Planner verwenden, sondern auch Nutzungstrends über verschiedene Zeiträume analysieren und Aktivitäten auf Benutzerebene nachvollziehen.
Gerade für Unternehmen, die Planner als zentrale Lösung für Aufgaben- und Projektmanagement einsetzen, können diese Informationen dabei helfen, Adoption besser einzuschätzen und Weiterentwicklungs- oder Schulungsbedarf frühzeitig zu erkennen.
Sie möchten Microsoft Planner strukturiert in Ihrem Unternehmen einsetzen oder Ihre bestehenden Microsoft-365-Prozesse optimieren? Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung, Konfiguration und sinnvollen Integration von Microsoft Planner in Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung.
Weiterführende Informationen
Microsoft stellt weitere Details zum neuen Bericht in der offiziellen Dokumentation bereit:
Microsoft Planner usage report:
https://learn.microsoft.com/microsoft-365/admin/activity-reports/planner-activity?view=o365-worldwide
Microsoft Copilot Agents usage report:
https://learn.microsoft.com/microsoft-365/admin/activity-reports/microsoft-365-copilot-agents-new?view=o365-worldwide
Roadmap ID MC1466299
