Mit Copilot Studio Wissen erfassen, strukturieren und wiederverwenden

Von verteiltem Wissen zu skalierbaren Unternehmensassets

Executive Insight

• Unternehmen besitzen bereits den Großteil des Wissens, das sie für Entscheidungen, Innovationen und Wachstum benötigen.
• Die Herausforderung besteht nicht im Sammeln neuer Informationen, sondern in deren Konsolidierung, Strukturierung und Wiederverwendung.
• KI ermöglicht die automatisierte Transformation verteilter Wissensfragmente in hochwertige, wiederverwendbare Unternehmensassets.
• Dokumente sind nicht länger Ausgangspunkt eines Prozesses. Dokumente werden zum Ergebnis eines intelligenten Wissenssystems.

Mit Copilot Studio lässt sich dieser Wandel praktisch umsetzen. Mitarbeitende erfassen Informationen über Agenten, strukturierte Daten werden in SharePoint Listen gespeichert, mit Power Automate zusammengeführt und anschließend durch Copilot Studio konsolidiert und in konkrete Unternehmensartefakte überführt.

01 — Der eigentliche Shift

Traditionelle Organisationen denken in Dokumenten. Moderne Organisa-tionen denken in Wissen.

Berichte, Präsentationen, Referenzen, Business Cases oder Entscheidungs-vorlagen sind letztlich unterschiedliche Darstellungsformen desselben Wissens. Dieses Wissen entsteht jedoch nicht zentral, sondern verteilt über Mitarbeitende, Teams, Projekte, Kundenkontakte, Workshops, Fachbereiche, Prozesse und Fachsysteme.

Kein einzelner Beteiligter besitzt die vollständige Sicht. Jeder liefert lediglich einen Ausschnitt des Gesamtbilds.

Der entscheidende Unterschied liegt darin, diese einzelnen Beiträge nicht mehr manuell zusammenzutragen, sondern über digitale Agenten strukturiert zu erfassen und anschließend automatisiert weiterzuverarbeiten. Dadurch entsteht aus vielen einzelnen Eingaben ein konsistenter Informationsfluss.

02 – Die neue Wertschöpfungskette von der Eingabe bis zum Artefakt

Die neue Wertschöpfungskette beschreibt den Weg von verteilten Einzel-informationen zu nutzbaren Business-Artefakten. Entscheidend ist nicht das einzelne Ausgabedokument, sondern die systematische Umwandlung von Information in strukturiertes Wissen.

Informationen entstehen kontinuierlich in Formularen, Listen, E-Mails, Dokumenten, Besprechungen, Workshops, Datenbanken, Fachanwendungen, Kundeninteraktionen und Projektergebnissen. Einzelne Informationsbausteine besitzen zunächst nur begrenzten Wert. Erst durch ihren Zusammenhang entsteht Wissen.

In einem modernen Prozess beginnt die Wertschöpfung bereits bei der Erfassung. Mitarbeitende interagieren mit einem Copilot Studio Agenten, beantworten gezielte Fragen und liefern Informationen direkt im fachlichen Kontext. Diese Daten werden strukturiert aufgenommen und in SharePoint Listen gespeichert. Power Automate greift anschließend auf mehrere Listen zu, führt die Informationen zusammen, validiert sie und übergibt sie an Copilot Studio. Dort werden die Daten konsolidiert, inhaltlich aufbereitet und für die automatische Erstellung von Dokumenten und weiteren Unternehmensartefakten genutzt.

Aus verstreuten Eingaben entsteht dadurch ein durchgängiger Prozess. Informationen werden erfasst, gespeichert, orchestriert, konsolidiert und anschließend in nutzbare Ergebnisse überführt.

03 – Die zentrale Datenbasis als Grundlage

Das Ergebnis dieses Prozesses ist eine zentrale, strukturierte Informationsgrundlage. Sie bündelt die relevanten Daten aus unterschiedlichen Quellen und schafft eine verlässliche Basis für die weitere Nutzung.

Diese Grundlage kann je nach Anwendungsfall unterschiedliche Formen annehmen. Sie kann Projektdaten, Arbeitspakete, Kundendaten, Referenzen, Projektergebnisse oder weitere fachliche Informationen enthalten. Entscheidend ist nicht das einzelne Format, sondern die strukturierte und wiederverwendbare Ablage der Informationen.

SharePoint Listen übernehmen dabei eine zentrale Rolle. Sie speichern die erfassten Informationen nicht als lose Texte, sondern als strukturierte Datensätze. Dadurch können Flows gezielt darauf zugreifen, mehrere Informationsquellen zusammenführen und daraus eine konsolidierte Sicht erzeugen.

04 – Von Dokumenten zu Wissen

Klassische Organisationen verwalten Dokumente. Moderne Organisationen verwalten Wissen. Der Unterschied ist entscheidend: Wissen sollte nicht in Dokumenten leben. Dokumente sollten aus Wissen entstehen.

Im beschriebenen Prozess wird dieser Unterschied konkret sichtbar. Mitarbeitende schreiben nicht mehr vollständige Dokumente, sondern liefern strukturierte Beiträge über einen Agenten. Diese Beiträge werden gespeichert, zusammengeführt und anschließend automatisch in hochwertige Ergebnisse überführt.

05 – Copilot Studio als Verbindung zwischen Eingabe, Datenbasis und Ergebnis

Copilot Studio ermöglicht es Unternehmen, Informationen aus unterschiedlichsten Quellen zusammenzuführen, zu strukturieren und für verschiedenste Anwendungsfälle nutzbar zu machen. Informationen entstehen täglich verteilt über Mitarbeitende, Projekte, SharePoint-Listen, Dokumente, Fachsysteme, Workshops und Kundenkontakte. Durch die intelligente Verknüpfung dieser Informationen entsteht eine zentrale Wissensbasis, die Zusammenhänge sichtbar macht, Inhalte standardisiert und Informationen unternehmensweit verfügbar macht.

Im konkreten Prozess beginnt diese Verknüpfung mit dem Copilot Studio Agenten. Der Agent führt Mitarbeitende durch gezielte Prompts, stellt fachliche Fragen und nimmt Informationen strukturiert auf. So werden aus einzelnen Dialogen verwertbare Daten. Diese Daten werden anschließend in SharePoint Listen gespeichert und stehen dort für die weitere Verarbeitung bereit.

Auf dieser Grundlage lassen sich hochwertige Inhalte und Dokumente für unterschiedlichste Zielgruppen automatisiert bereitstellen. Management, Vertrieb, Delivery oder Marketing greifen dabei auf dieselbe konsolidierte Wissensbasis zurück, wodurch Informationen nicht mehrfach erfasst, aufbereitet oder gepflegt werden müssen. Stattdessen werden vorhandene Informationen einmal zusammengeführt und anschließend für unterschiedliche Zwecke wiederverwendet.

Power Automate übernimmt in diesem Ablauf die Orchestrierung. Flows rufen Daten aus mehreren SharePoint Listen ab, führen sie zusammen, prüfen die relevanten Informationen und bereiten sie für die weitere Verarbeitung vor. Anschließend werden die konsolidierten Daten an Copilot Studio übergeben. Dort werden Inhalte strukturiert, Zusammenhänge erkannt und die Grundlage für die automatische Generierung von Unternehmensartefakten geschaffen.

Copilot Studio wird dabei nicht als isolierter Chatbot genutzt, sondern als zentrale Plattform zur Verbindung von Informationen, Prozessen und geschäftlichen Anwendungsfällen. Agenten können Informationen erfassen, zusammenführen, anreichern und daraus automatisiert Inhalte oder Folgeprozesse erzeugen. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, der Daten, Wissen und Prozesse miteinander verbindet und für unterschiedliche Unternehmensbereiche nutzbar macht.

Am Ende des Prozesses entstehen konkrete Ergebnisse. Dazu zählen Projektsteckbriefe, Referenzdokumente, Präsentationen, Website Inhalte, Angebotsunterlagen oder weitere Artefakte. Diese Ergebnisse basieren nicht auf manueller Neuerstellung, sondern auf bereits erfassten, strukturierten und konsolidierten Informationen.

Mit jedem Projekt, jedem Dokument und jeder Interaktion erweitert sich die verfügbare Wissensbasis des Unternehmens. Wissen wird dadurch nicht nur gespeichert, sondern aktiv nutzbar gemacht. Das Ergebnis sind konsistentere Informationen, deutlich weniger manueller Aufwand und die Fähigkeit, vorhandenes Unternehmenswissen immer wieder für neue Anwendungsfälle einzusetzen. Auf diese Weise entsteht ein skalierbares System, das Wissen sichert, Wiederverwendung ermöglicht und die Erstellung hochwertiger Inhalte nachhaltig beschleunigt.

Der Mehrwert entsteht somit nicht allein durch die automatische Dokumentenerstellung. Entscheidend ist der gesamte Ablauf von der strukturierten Erfassung über die Speicherung und Orchestrierung bis hin zur konsolidierten Ausgabe. Copilot Studio, SharePoint, Power Automate und Microsoft 365 greifen dabei ineinander und machen aus verteilten Informationen automatisiert erzeugte Unternehmensartefakte.

Wie sieht das in Ihrem Unternehmen aus ?

• Wo entstehen heute Informationen?
• Wie häufig werden Inhalte mehrfach erstellt?
• Welche Dokumente basieren immer wieder auf denselben Informationen?
• Wie viel wertvolles Wissen steckt noch in Köpfen, Dateien und einzelnen Systemen?

Genau hier liegt häufig das größte Potenzial für den Einsatz von Copilot Studio. Nicht in der Erstellung neuer Informationen, sondern in der intelligenten Nutzung bereits vorhandenen Wissens.

Sie möchten herausfinden, welche Informationen in Ihrem Unternehmen heute noch verteilt entstehen und wie daraus automatisiert nutzbare Ergebnisse werden können? Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse, identifizieren geeignete Anwendungsfälle und zeigen, wie Copilot Studio, SharePoint und Power Automate zu einem durchgängigen Informationsprozess verbunden werden können.

Sprechen Sie mit uns über Ihre Herausforderungen. Gemeinsam finden wir heraus, welche Prozesse sich zuerst für eine intelligente Erfassung, Konsolidierung und Wiederverwendung von Informationen eignen.