Microsoft Planner: Neue Pläne aus Teams-Besprechungen werden nach 180 Tagen Inaktivität gelöscht
Die Besprechung ist längst vorbei, die Aufgaben sind verteilt und der dazugehörige Planner-Plan bleibt bestehen. Mit der Zeit sammeln sich so Pläne an, an denen niemand mehr arbeitet. Manche werden tatsächlich nicht mehr benötigt, andere dienen weiterhin als Nachschlagewerk.
Microsoft führt dafür eine neue Ablaufregel ein: Planner-Pläne, die aus Teams-Besprechungen erstellt werden, sollen nach 180 aufeinanderfolgenden Tagen ohne Aufgabenaktivität automatisch ablaufen und gelöscht werden. Die Einführung ist für Oktober 2026 angekündigt.
Wichtig für die Einordnung: Die Regel betrifft ausschließlich neue, aus Teams-Besprechungen erstellte Pläne ab Einführung der Funktion. Bereits bestehende Pläne sind laut Ankündigung ausgenommen. Aufgaben in Loop und Besprechungsnotizen bleiben erhalten.
Welche Planner-Pläne sind betroffen?
Die Änderung gilt für Planner-Pläne, die aus Teams-Besprechungen entstehen. Sie ist keine allgemeine Löschregel für sämtliche Planner-Pläne eines Unternehmens.
Die Erfassung der Inaktivität beginnt mit dem Rollout und gilt nur für neu erstellte Besprechungspläne. Bereits vorhandene Pläne fallen nicht unter diese Änderung. Laut Microsoft kann deshalb kein betroffener Plan früher als 180 Tage nach Einführung der Funktion gelöscht werden.
Relevant ist die Neuerung insbesondere für Organisatoren von Teams-Besprechungen sowie für IT-Administratoren und Support-Teams, die bei der Verwaltung oder Wiederherstellung solcher Pläne unterstützen.
Was zählt als Aktivität und was nicht?
Entscheidend ist die Aktivität an den Aufgaben innerhalb des Plans. Laut Microsoft zählen dazu:
- Das Erstellen einer Aufgabe
- Das Bearbeiten einer Aufgabe
- Das Löschen einer Aufgabe
Das reine Öffnen oder Ansehen eines Plans zählt nicht als Aktivität. Ein Plan kann somit unter die Ablaufregel fallen, obwohl Mitarbeitende ihn regelmäßig als Nachschlagewerk aufrufen.
Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Wer einen Plan weiterhin benötigt, aber keine Aufgaben mehr verändert, sollte ihn ausdrücklich über die vorgesehene Funktion behalten.
Wie werden Besprechungsorganisatoren informiert?
Vor der geplanten Löschung erhalten die Organisatoren E-Mail-Benachrichtigungen. Microsoft sieht zwei Zeitpunkte vor:
- 30 Tage vor der Löschung: Eine erste Benachrichtigung weist auf die betroffenen Pläne hin.
- 7 Tage vor der Löschung: Eine weitere Benachrichtigung erinnert an den bevorstehenden Termin.
Die E-Mails enthalten die betroffenen Pläne, das Datum der letzten Aktivität und einen Link, über den die Aufgaben in Planner aufgerufen werden können. Organisatoren haben damit die Möglichkeit, rechtzeitig zu prüfen, welche Pläne sie noch benötigen.
Wie lässt sich ein Plan behalten?
Nutzer können in Planner „Keep plan“ auswählen. Damit bleibt der Plan für weitere 180 Tage erhalten, ohne dass dafür Aufgaben bearbeitet werden müssen.
Diese Verlängerung kann laut Microsoft beliebig oft vorgenommen werden. Auch ein Plan, der nur noch zur Orientierung oder Nachverfolgung benötigt wird, lässt sich so weiter behalten.
Wird keine entsprechende Aktion vorgenommen und bleibt die Aufgabenaktivität aus, wird der Plan am vorgesehenen Termin gelöscht. Das Öffnen des Links aus der Benachrichtigung allein verhindert die Löschung nicht.
Was bleibt in Loop und den Besprechungsnotizen erhalten?
Die automatische Löschung betrifft den Planner-Plan und Planner-spezifische Daten. Die in Loop und den Besprechungsnotizen gespeicherten Aufgaben bleiben laut Microsoft unverändert erhalten und zugänglich.
Diese Unterscheidung ist für die Kommunikation im Unternehmen wichtig: Der Ablauf eines Besprechungsplans bedeutet nicht, dass damit auch die Aufgaben in Loop oder den Besprechungsnotizen verschwinden. Wer weiterhin den Plan in Planner benötigt, sollte dennoch rechtzeitig „Keep plan“ auswählen.
Kann ein gelöschter Plan wiederhergestellt werden?
Für gelöschte Pläne besteht ein Wiederherstellungsfenster von 30 Tagen. Die Wiederherstellung erfolgt über eine Anfrage eines IT-Administrators an den Microsoft-Support.
Betroffene Nutzer sollten sich deshalb zeitnah an ihre interne IT wenden. Es handelt sich um einen Supportprozess; die Ankündigung beschreibt keine direkte Wiederherstellung durch den Nutzer selbst.
Nach Ablauf der 30 Tage ist die Löschung dauerhaft. Support-Teams sollten die Frist kennen und entsprechende Anfragen zügig aufnehmen.
Wann beginnt die Einführung?
Microsoft plant die weltweite allgemeine Verfügbarkeit ab Anfang Oktober 2026. Der Rollout soll voraussichtlich bis Mitte Oktober 2026 abgeschlossen sein.
Der Start im Oktober bedeutet nicht, dass zu diesem Zeitpunkt bereits inaktive Pläne gelöscht werden. Die Erfassung beginnt erst mit der Einführung und betrifft nur neue Besprechungspläne. Eine Löschung ist frühestens nach Ablauf der 180 Tage möglich.
Die Termine entsprechen der bereitgestellten Microsoft-Ankündigung. Änderungen am Rollout bleiben möglich.
Was sollten Unternehmen vorbereiten?
Administratoren müssen die Funktion nicht aktivieren. Dennoch lohnt es sich, die betroffenen Mitarbeitenden und den Support frühzeitig über das neue Verhalten zu informieren.
- Geltungsbereich erklären: Die Änderung betrifft neue Planner-Pläne aus Teams-Besprechungen, nicht pauschal alle Planner-Pläne.
- Aktivität verständlich machen: Das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen einer Aufgabe zählt. Reines Ansehen genügt nicht.
- Benachrichtigungen beachten: Besprechungsorganisatoren sollten die E-Mails 30 und 7 Tage vor der Löschung prüfen.
- „Keep plan“ bekannt machen: Wer einen Plan noch benötigt, kann ihn ohne künstliche Aufgabenänderungen für weitere 180 Tage behalten.
- Support vorbereiten: Legen Sie fest, wie Wiederherstellungsanfragen innerhalb des 30-Tage-Fensters an die zuständigen Administratoren gelangen.
- Interne Anleitungen ergänzen: Dokumentieren Sie die Ablaufregel und weisen Sie darauf hin, dass Aufgaben in Loop und Besprechungsnotizen erhalten bleiben.
Wenn Besprechungspläne langfristig als Arbeitsnachweis oder zur Nachverfolgung benötigt werden, sollten Unternehmen außerdem klären, wer sich um deren Erhalt kümmert. Die automatische Ablaufregel sollte bei internen Vorgaben zum Umgang mit solchen Plänen berücksichtigt werden.
Was bedeutet die Änderung für den Arbeitsalltag?
Die neue Regel soll ungenutzte Besprechungspläne reduzieren und die Verwaltung ihres Lebenszyklus erleichtern. Für Unternehmen kommt es vor allem darauf an, dass Mitarbeitende den Unterschied zwischen Aufgabenaktivität und bloßem Nachschlagen kennen.
Wer einen Plan weiterhin benötigt, kann ihn mit „Keep plan“ erhalten. Ist ein Plan bereits gelöscht, zählt eine schnelle Meldung an die IT, damit die Wiederherstellung innerhalb von 30 Tagen angefragt werden kann.
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