Wer muss ein QM System haben?
Bestimmte Branchen sind gesetzlich verpflichtet, ein QM-System oder vergleichbare Strukturen einzuführen, oft sogar nach genau definierten Normen.
Gesundheitswesen
Krankenhäuser → Verpflichtung zu einrichtungsinternem Qualitätsmanagement (SGB V § 135a)
Arztpraxen & Medizinische Versorgungszentren → Verpflichtung zu QM-Systemen (QM-Richtlinie des G-BA)
Medizin
Pflegeeinrichtungen → Pflicht zu Qualitätsprüfungen & QM-Strukturen (SGB XI)
Hersteller von Medizinprodukten → Pflicht zu QM-System nach MDR (EU Medical Device Regulation)
Lebensmittelbranche
Lebensmittelunternehmen → Pflicht zu HACCP-basierenden QM-Systemen (EG 852/2004)
→ HACCP ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Qualitäts- und Hygienemanagement
Luftfahrt
QM-Systeme nach EN 9100 sind zwingend, um zertifiziert zu werden
Pharmaindustrie
Pflicht zu GMP (Good Manufacturing Practice) → europäisches Recht
Automobilindustrie
OEMs Lieferanten → müssen IATF 16949 oder ein vergleichbares QM-System nachweisen
Wer sollte ein QM System haben?
Für die meisten Unternehmen ist ein QM-System freiwillig, aber strategisch sinnvoll und oft durch Kundenforderungen quasi verpflichtend.
- wirtschaftlicher Vorteil
- Voraussetzung zur Teilnahme an Ausschreibungen
- Anforderung von Kunden oder Partnern
- Basis für Prozessoptimierung und Automatisierung
Referenzen
Die Kunden, die uns bereits vertraut haben in der Integrierung eigenen QM Systeme in SharePoint:
Unsere Komponenten
Prozesslandkarte
Visuelle Übersicht aller Unternehmensprozesse mit direktem Klickzugriff – sorgt für Klarheit, Orientierung und eine sichere Nutzung des QM-Systems.
Suchfunktion
Leistungsstarke M365-Suche, die alle Dokumente, Prozesse und Inhalte sofort auffindbar macht – spart Zeit und erhöht die Akzeptanz im Alltag.
Prozessbeschreibungen
Strukturiert dokumentierte Prozesse mit klar definierten Verantwortlichen, Arbeitsschritten und Arbeitsanweisungen – sorgt für Transparenz, einheitliche Abläufe und sichere Umsetzung im gesamten Unternehmen.
Dokumentenverwaltung mit Versionierung
Gelenkte Dokumente mit klaren Freigaben, Historie und automatischer Versionierung – immer die aktuelle, geprüfte Version im Zugriff.
KI-Bot für Suche & Verständnis
Ein integrierter KI-Assistent, der Fragen beantwortet, Inhalte erklärt und relevante Dokumente automatisch vorschlägt – ideal für schnelle Hilfe und Wissenszugang.
Gründe für die Gestaltung in SharePoint
Nutzung bestehender Microsoft-365-Umgebung
Keine neuen Systeme, keine zusätzlichen Logins. Mitarbeitende arbeiten direkt in der Umgebung, die sie täglich kennen.
Zentrale, einheitliche Dokumentenlenkung
Alle QM-Dokumente liegen an einem Ort – mit Versionierung, Freigaben, Metadaten und klaren Verantwortlichkeiten.
Hohe Transparenz & schnelle Orientierung
Navigation, Prozesslandkarte und Suchfunktion sorgen dafür, dass jeder sofort findet, was er braucht.
Revisionssicherheit & Nachvollziehbarkeit
SharePoint speichert automatisch Versionen, Änderungen und Freigaben – ideal für Audits und ISO-Standards.
Prozessautomatisierung mit Power Automate
Freigaben, Erinnerungen, Abläufe und QM-Workflows können automatisiert werden – weniger manueller Aufwand, weniger Fehler.
Rollen & Berechtigungen
Feingranulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen bearbeiten und freigeben dürfen.
Einfache Aktualisierung & kontinuierliche Pflege
Inhalte lassen sich schnell anpassen, aktualisieren und erweitern – ohne IT-Abhängigkeit.
Nahtlose Integration mit anderen M365-Tools
Teams, Outlook, Forms, Power BI und Power Apps können direkt angebunden werden – ideal für Meldesysteme, Dashboards oder Analyseberichte.
Mobil & browserbasiert
Zugriff von überall – ideal für Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder in der Produktion.
Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Da SharePoint vertraut ist, steigt die Nutzung, und das QM-System wird tatsächlich im Alltag gelebt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
SharePoint nutzt bestehende Microsoft-365-Strukturen, spart zusätzliche Lizenzkosten und bietet eine vertraute Umgebung für Mitarbeitende. Prozesse, Dokumente und Workflows lassen sich nahtlos integrieren ohne neue Tools einführen zu müssen.
In den meisten Fällen reicht eine Standard-Microsoft-365-Lizenz (z. B. M365 Business Standard oder E3). Zusätzliche Lizenzen sind nur nötig, wenn komplexe Power-Automate-Workflows oder Premium-Connectoren genutzt werden sollen.
Ja. SharePoint bietet alle technischen Grundlagen wie Versionierung, Freigaben, Dokumentenlenkung, Rollen und Nachverfolgbarkeit. Die Normkonformität entsteht durch die richtige Struktur und gepflegte Prozesse, nicht durch ein spezielles Tool.
Ein Basis-QM-System lässt sich in wenigen Wochen aufbauen. Umfangreichere Projekte – inklusive Migration alter Dokumente, Prozessmodellierung und Schulungen – brauchen je nach Unternehmensgröße zwischen 6 und 12 Wochen.
Ja. SharePoint ist intuitiv, browserbasiert und leicht zu bedienen. Mit einer klaren Navigation, Prozesslandkarte und Suchfunktion finden Mitarbeitende schnell, was sie brauchen – ohne technische Vorerfahrung.
Ja. Mit Power Automate lassen sich Freigaben, Benachrichtigungen, Erinnerungen, Formularabläufe und sogar komplexe Prozessschritte vollständig automatisieren. Dadurch laufen QM-Prozesse schneller, fehlerfrei und ohne manuelle Nacharbeit direkt integriert in SharePoint.
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