In vielen Unternehmen findet Zusammenarbeit heute an unterschiedlichsten Orten statt. Dokumente liegen in Microsoft Teams, Dateien werden über OneDrive geteilt, Aufgaben in Planner verwaltet und Informationen per E-Mail verschickt. Schnell stellt sich die Frage: Wo befindet sich eigentlich die aktuelle Version? Und wo finden neue Teammitglieder alle wichtigen Informationen?

Genau hier kommt die SharePoint Team Site ins Spiel.

Sie bildet den zentralen Arbeitsbereich für Teams innerhalb von Microsoft 365 und sorgt dafür, dass Dokumente, Informationen und Ressourcen an einem Ort zusammenlaufen. Das erleichtert nicht nur die tägliche Zusammenarbeit, sondern schafft auch mehr Transparenz und Struktur in Projekten.

Was ist eine SharePoint Team Site?

Eine SharePoint Team Site ist eine Website innerhalb von Microsoft 365, die speziell für die Zusammenarbeit entwickelt wurde. Teams können dort gemeinsam Dokumente speichern, Inhalte erstellen, Listen verwalten und Informationen austauschen.

Dabei geht es längst nicht nur um eine zentrale Dateiablage. Eine Team Site verbindet verschiedene Microsoft-365-Dienste miteinander und schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung für das gesamte Team.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
• Projektmanagement und Statusübersichten
• Verwaltung von Aufgaben und Informationen
• Bereitstellung wichtiger Links und Ressourcen
• Veröffentlichung von Team-News
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Während eine Communication Site hauptsächlich der Informationsverteilung dient, steht bei der Team Site die aktive Zusammenarbeit im Mittelpunkt.

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Wann eignet sich eine SharePoint Team Site?

Immer dann, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Thema arbeiten, spielt eine Team Site ihre Stärken aus.

Beispielsweise bei:

• Projektteams
• Fachabteilungen
• Arbeitsgruppen
• standortübergreifenden Teams
• internen Digitalisierungsprojekten

Anstatt Dokumente per E-Mail auszutauschen oder unterschiedliche Dateiversionen zu verwalten, arbeiten alle Beteiligten direkt an derselben Datei. Änderungen werden automatisch gespeichert und können bei Bedarf über die integrierte Versionierung nachvollzogen werden.

Gerade bei größeren Projekten reduziert das den organisatorischen Aufwand erheblich.

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Woran erkennt man eine SharePoint Team Site?

Auf den ersten Blick unterscheiden sich Team Sites und Communication Sites häufig nur wenig. Dennoch gibt es einige Merkmale, an denen sich eine Team Site eindeutig erkennen lässt.

Dazu gehören:

• Ein Microsoft Teams-Symbol neben dem Namen der Website
• Die Kennzeichnung als Privat oder Öffentlich
• Die Verbindung zu einer Microsoft-365-Gruppe

Diese Merkmale zeigen bereits, dass die Website für die tägliche Zusammenarbeit eines Teams vorgesehen ist.

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So ist eine SharePoint Team Site aufgebaut

Von der Erstellung über die Anpassung bis hin zur Verwaltung der Berechtigungen gibt es einige Funktionen, die viele Unternehmen im Arbeitsalltag noch gar nicht oder nicht richtig nutzen. Dabei können genau diese Möglichkeiten die Zusammenarbeit deutlich vereinfachen und die Akzeptanz der Plattform nachhaltig erhöhen.

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Schritt 1: Eine SharePoint Team Site erstellen

Am Anfang steht die Erstellung einer neuen Team Site.

Dabei können Sie entweder mit einer leeren Website beginnen oder auf vorbereitete Websitevorlagen zurückgreifen. Diese enthalten bereits passende Layouts und Webparts für unterschiedliche Einsatzbereiche und erleichtern den Einstieg erheblich.

Je nach Anwendungsfall entstehen so beispielsweise Team Sites für:

• Projekte
• Fachabteilungen
• Arbeitsgruppen
• interne Services
• Wissensmanagement

Die passende Vorlage lässt sich jederzeit über die Websiteeinstellungen auswählen oder nachträglich ändern.

OneDrive oder SharePoint?

Gerade zu Beginn stellt sich häufig die Frage, wann Dokumente in OneDrive und wann in einer SharePoint Team Site gespeichert werden sollten.

Eine einfache Faustregel lautet:

• OneDrive eignet sich für persönliche Dateien oder Dokumente, an denen zunächst allein gearbeitet wird.
• SharePoint Team Sites sind die richtige Wahl, sobald mehrere Personen gemeinsam auf Inhalte zugreifen oder daran arbeiten sollen.

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Schritt 2: Die Inhalte einer Team Site kennenlernen

Nach der Erstellung lohnt sich ein Blick auf den Aufbau der Website. Bereits die Standardvorlage bringt zahlreiche Funktionen mit, die die tägliche Zusammenarbeit erleichtern.

Der Websitekopf

Im oberen Bereich befinden sich alle wichtigen Informationen zur Team Site.

Dazu gehören:

• das Website-Logo
• der Name der Team Site
• die Kennzeichnung als öffentlich oder privat

Besitzer der Website können hier außerdem direkt neue Inhalte hinzufügen, beispielsweise:

Dadurch lassen sich neue Inhalte schnell dort erstellen, wo sie später genutzt werden.

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Die integrierte Suche

Je größer eine Team Site wird, desto wichtiger ist eine leistungsfähige Suche.

Über das Suchfeld lassen sich Dokumente, Seiten oder Listen innerhalb der Team Site in wenigen Sekunden finden. Bereits während der Eingabe schlägt SharePoint passende Ergebnisse vor. Zusätzlich können Suchergebnisse auf bestimmte Dateitypen oder weitere SharePoint-Websites eingegrenzt werden.

Gerade in größeren Unternehmen reduziert das den Zeitaufwand bei der Informationssuche erheblich.

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Die Navigation

Standardmäßig befindet sich die Navigation auf der linken Seite der Team Site.

Hier finden Mitarbeitende schnellen Zugriff auf:

Die Navigation kann jederzeit erweitert, umsortiert oder horizontal im oberen Bereich der Website dargestellt werden. So passt sich die Team Site optimal an die Arbeitsweise des jeweiligen Teams an.

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Die Startseite als zentrale Informationsplattform

Die Startseite dient als Einstiegspunkt für alle Teammitglieder.

Hier können verschiedene Webparts eingebunden werden, die wichtige Informationen auf einen Blick bereitstellen.

News

Über den News-Bereich lassen sich aktuelle Informationen direkt innerhalb der Team Site veröffentlichen.

Dazu gehören beispielsweise:

Neue Beiträge erscheinen automatisch auf der Startseite und informieren alle Teammitglieder über aktuelle Entwicklungen.

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Quick Links

Nicht alle Informationen müssen über mehrere Navigationsebenen erreichbar sein.

Mit den Quick Links lassen sich häufig genutzte Inhalte prominent auf der Startseite platzieren.

Typische Beispiele sind:

Das spart Klicks und erleichtert den täglichen Zugriff auf häufig benötigte Inhalte.

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Websiteaktivität

Die Aktivitätsübersicht zeigt auf einen Blick, was sich zuletzt auf der Team Site geändert hat.

Dazu zählen unter anderem:

Dadurch bleiben alle Beteiligten jederzeit über aktuelle Änderungen informiert.

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Dokumentbibliothek

Die Dokumentbibliothek gehört zu den wichtigsten Bestandteilen jeder Team Site.

Hier werden Dateien zentral gespeichert und gemeinsam bearbeitet.

Dank Funktionen wie Versionierung, gemeinsamer Bearbeitung und Berechtigungsverwaltung entsteht eine zentrale Dokumentenablage für das gesamte Team.

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Die Startseite individuell bearbeiten

Besitzer und Autoren einer Team Site können die Startseite jederzeit anpassen.

Über den Bearbeitungsmodus lassen sich:

Änderungen können zunächst als Entwurf gespeichert oder direkt veröffentlicht werden.

Dadurch bleibt die Website jederzeit flexibel und wächst mit den Anforderungen des Teams.

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Schritt 3: Microsoft 365 Groups integrieren

Eine der größten Stärken einer SharePoint Team Site liegt in ihrer engen Verbindung mit Microsoft 365 Groups.

Ist diese Funktion aktiviert, wird beim Erstellen einer neuen Team Site automatisch auch eine Microsoft-365-Gruppe angelegt.

Dadurch werden zahlreiche Dienste miteinander verbunden.

Dazu gehören:

Alle Personen, die zur Team Site hinzugefügt werden, erhalten automatisch Zugriff auf die zugehörigen Ressourcen der Microsoft-365-Gruppe.

Ebenso funktioniert der Weg in die andere Richtung: Wird zunächst eine Microsoft-365-Gruppe erstellt, entsteht automatisch auch die passende SharePoint Team Site.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Benutzer und Berechtigungen müssen nur an einer Stelle verwaltet werden.

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Schritt 4: Design und Navigation anpassen

Jede Organisation arbeitet unterschiedlich. Deshalb lässt sich eine SharePoint Team Site umfassend individualisieren.

Mögliche Anpassungen sind unter anderem:

• Unternehmenslogo hinzufügen
• Farben und Design ändern
• Header und Footer anpassen
• Navigation erweitern
• Dokumentbibliotheken ergänzen
• neue Seiten erstellen
• Webparts hinzufügen oder entfernen

Auch die Verbindung mit einer bestehenden Hub Site ist möglich. Dadurch lassen sich mehrere SharePoint-Websites miteinander verknüpfen und zentral navigieren.

So entsteht ein einheitliches Benutzererlebnis über verschiedene Bereiche hinweg.

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Schritt 5: Teammitglieder hinzufügen und Berechtigungen verwalten

Nach der Einrichtung kann die Team Site für weitere Personen freigegeben werden.

Über die Websiteberechtigungen lassen sich neue Mitglieder hinzufügen und passende Rollen vergeben.

Je nach Aufgabe können Benutzer:

• Inhalte lesen
• Dokumente bearbeiten
• Seiten erstellen
• die Website verwalten

Durch die zentrale Berechtigungsverwaltung bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer Zugriff auf welche Inhalte besitzt.

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Schritt 6: Die Team Site langfristig erfolgreich betreiben

Mit der Veröffentlichung einer Team Site endet die Arbeit nicht – sie beginnt erst.

Damit die Plattform dauerhaft genutzt wird, sollten Inhalte regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden.

Bewährt haben sich dabei einige einfache Maßnahmen.

Inhalte regelmäßig aktualisieren

Veraltete Informationen führen schnell dazu, dass Mitarbeitende der Plattform weniger vertrauen.

Deshalb sollten Inhalte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

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Team-News veröffentlichen

Aktuelle Informationen sorgen dafür, dass Mitarbeitende die Team Site regelmäßig besuchen.

News eignen sich beispielsweise für:

• Projektfortschritte
• Unternehmensinformationen
• neue Richtlinien
• Termine
• organisatorische Änderungen

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Links und Webparts überprüfen

Auch Verlinkungen und eingebundene Webparts sollten regelmäßig kontrolliert werden.

Nicht funktionierende Links oder veraltete Inhalte beeinträchtigen die Benutzerfreundlichkeit erheblich.

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Nutzung analysieren

SharePoint stellt umfangreiche Nutzungsstatistiken bereit.

Damit lässt sich erkennen:

• welche Seiten häufig besucht werden
• welche Inhalte besonders gefragt sind
• wie aktiv die Team Site genutzt wird

Diese Informationen helfen dabei, Inhalte gezielt weiterzuentwickeln.

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Berechtigungen regelmäßig kontrollieren

Mit der Zeit ändern sich Projekte und Teams.

Deshalb sollten auch Berechtigungen regelmäßig überprüft werden.

Nicht mehr benötigte Zugriffe können entfernt und neue Mitarbeitende unkompliziert hinzugefügt werden.

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Der eigentliche Mehrwert

Die Erstellung einer SharePoint Team Site dauert oft nur wenige Minuten. Der eigentliche Nutzen entsteht jedoch durch eine durchdachte Struktur und eine kontinuierliche Pflege.

Eine gut aufgebaute Team Site wird schnell zum zentralen Einstiegspunkt für Projekte, Dokumente und Informationen. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dateien, arbeiten gemeinsam an aktuellen Dokumenten und profitieren von einer einheitlichen Arbeitsumgebung innerhalb von Microsoft 365.

Besonders in Kombination mit Microsoft Teams, Outlook, Planner und OneNote entsteht eine Plattform, auf der Zusammenarbeit deutlich strukturierter und effizienter wird.

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Fazit

Eine SharePoint Team Site ist weit mehr als eine einfache Website. Sie bildet den zentralen Arbeitsbereich für Teams in Microsoft 365 und verbindet Dokumente, Kommunikation und Informationen an einem Ort.

Wer die Team Site von Anfang an sinnvoll strukturiert, individuell anpasst und regelmäßig pflegt, schafft die Grundlage für eine nachhaltige und effiziente Zusammenarbeit. Durch die enge Integration in die Microsoft-365-Welt profitieren Unternehmen von einheitlichen Prozessen, einer zentralen Informationsplattform und deutlich kürzeren Such- und Abstimmungswegen im Arbeitsalltag.

Gerade deshalb lohnt es sich, nicht nur eine Team Site zu erstellen, sondern sie aktiv als zentralen digitalen Arbeitsplatz für das gesamte Team weiterzuentwickeln.

Möchten Sie SharePoint Team Sites sinnvoll aufbauen und erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Wir unterstützen Sie gerne dabei, SharePoint Team Sites so zu planen, zu strukturieren und einzurichten, dass sie optimal zu den Anforderungen Ihrer Teams und Arbeitsbereiche passen. Dazu gehören eine übersichtliche Navigation, sinnvoll aufgebaute Dokumentbibliotheken, passende Berechtigungskonzepte und eine enge Integration mit Microsoft Teams, Outlook, Planner und weiteren Microsoft-365-Anwendungen.

Auf Wunsch begleiten wir Sie nicht nur bei der technischen Umsetzung, sondern auch bei der Einführung im Unternehmen. Mit verständlichen Anleitungen, Schulungsmaterialien und praxisnahen Lernformaten sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeitenden die neue Arbeitsumgebung sicher nutzen und die vorhandenen Funktionen im Arbeitsalltag gezielt einsetzen können.

So entsteht aus einer einfachen SharePoint-Website ein zentraler digitaler Arbeitsbereich, der Informationen bündelt, die Zusammenarbeit erleichtert und langfristig für mehr Transparenz und effizientere Prozesse sorgt.

Schreiben Sie uns gerne an. Gemeinsam entwickeln wir eine SharePoint-Lösung, die zu Ihren Strukturen passt, Ihre Mitarbeitenden sinnvoll einbindet und Microsoft 365 im Arbeitsalltag besser nutzbar macht.