Viva Learning: Microsoft ersetzt die bisherige Copilot-Erfahrung durch den Learning Agent

Microsoft verändert die KI-gestützte Lernerfahrung in Viva Learning. Statt Copilot direkt innerhalb von Viva Learning zu verwenden, werden Nutzer künftig zum Learning Agent in Microsoft 365 Copilot weitergeleitet.

Damit führt Microsoft die bisher getrennte Lernerfahrung stärker mit Microsoft 365 Copilot zusammen. Gleichzeitig erhält der Learning Agent eine größere Rolle innerhalb der Microsoft-365-Umgebung und soll Nutzern künftig über verschiedene Anwendungen hinweg zur Verfügung stehen.

Für Unternehmen bedeutet die Änderung deshalb auch, dass Administratoren prüfen sollten, wie der Learning Agent innerhalb der eigenen Microsoft-365-Umgebung bereitgestellt, konfiguriert und gesteuert werden soll.

Der weltweite Rollout läuft bereits seit Ende Juni 2026 und soll bis Ende August 2026 abgeschlossen sein. Ab dem 15. August 2026 soll die neue Erfahrung für alle Nutzer mit einer Viva-Learning-Lizenz verfügbar sein.

Was ändert sich in Viva Learning?

Bisher konnten Nutzer über eine integrierte Copilot-Erfahrung direkt innerhalb von Viva Learning mit KI-Unterstützung auf Lerninhalte zugreifen.

Diese bisherige Side-by-Side-Erfahrung wird nun ersetzt.

Wählt ein Nutzer künftig den Copilot-Button in Viva Learning aus, wird er zum Learning Agent in Microsoft 365 Copilot weitergeleitet. Der Copilot-Button selbst bleibt für entsprechend lizenzierte Nutzer weiterhin sichtbar.

Falls der Learning Agent noch nicht installiert wurde, erhalten Nutzer beim Aufruf eine Aufforderung, diesen hinzuzufügen.

Damit verlagert Microsoft die KI-gestützte Unterstützung rund um Lernen und Weiterbildung aus der bisherigen Viva-Learning-Oberfläche stärker in die übergreifende Microsoft-365-Copilot-Umgebung.

Was ist der Learning Agent?

Der Learning Agent ist ein spezialisierter Agent innerhalb von Microsoft 365, der Nutzer bei Fragen rund um Lernen und Weiterbildung unterstützt.

Durch die Einrichtung des Learning Agents können Unternehmen zentrale Funktionen aktivieren, Lerninhalte und Inhaltsquellen anbinden und dafür sorgen, dass Mitarbeitende möglichst relevante und kontextbezogene Lernerfahrungen erhalten, die auf die Anforderungen der eigenen Organisation abgestimmt sind.

Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt dabei von den jeweils zugewiesenen Microsoft-365- und Viva-Learning-Lizenzen ab. Einige Funktionen stehen breiter zur Verfügung, während andere bestimmte Abonnements voraussetzen.

Für Unternehmen ist deshalb nicht nur die technische Bereitstellung relevant. Auch die vorhandenen Lizenzen und die gewünschten Lernangebote sollten bei der Einführung berücksichtigt werden.

Wo steht der Learning Agent zur Verfügung?

Microsoft beschränkt den Learning Agent nicht auf Viva Learning oder eine einzelne Anwendung.

Aktuell ist der Learning Agent unter anderem in folgenden Microsoft-365-Umgebungen verfügbar:

• Microsoft 365 Copilot im Web und als Desktop-Anwendung
• Microsoft Teams im Web und als Desktop-Anwendung

Darüber hinaus plant Microsoft die Integration in weitere Bereiche. Dazu gehören künftig Copilot Chat sowie Side-by-Side-Erfahrungen in Word, PowerPoint und Excel.

Damit verfolgt Microsoft das Ziel, Lernunterstützung stärker in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mitarbeitende sollen perspektivisch nicht erst bewusst eine separate Lernplattform öffnen müssen, sondern Lernunterstützung dort erhalten können, wo sie ohnehin arbeiten.

Was bedeutet die Umstellung für Nutzer?

Für Anwender verändert sich zunächst vor allem der Einstieg in die KI-gestützte Lernunterstützung.

Der bekannte Copilot-Button in Viva Learning bleibt bestehen. Dahinter befindet sich künftig jedoch nicht mehr die bisherige integrierte Copilot-Oberfläche.

Stattdessen gelangen Nutzer zum Learning Agent.

Ist dieser bereits für sie verfügbar und hinzugefügt, können sie direkt mit dem Agent interagieren. Ist er noch nicht installiert, können Nutzer ihn über den Agent Store in Microsoft 365 Copilot hinzufügen, sofern ihre Organisation den Zugriff erlaubt.

Dazu öffnen Nutzer Microsoft 365 Copilot, wechseln zu „All agents“, suchen nach dem Learning Agent und wählen anschließend „Add“ aus.

Nach dem Hinzufügen kann der Agent unter anderem innerhalb von Microsoft 365 Copilot und Microsoft Teams verwendet werden.

Welche Rollen benötigen Administratoren?

Für die Verwaltung des Learning Agents sind insbesondere zwei Microsoft-365-Rollen relevant.

Der Global Administrator ist für die Bereitstellung und übergreifende Governance des Learning Agents auf Tenant-Ebene verantwortlich.

Der Knowledge Administrator übernimmt dagegen insbesondere lernbezogene Konfigurationen. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung von Inhaltsquellen und entsprechende Feature-Einstellungen.

Unternehmen sollten daher frühzeitig klären, welche Verantwortlichkeiten innerhalb der eigenen Microsoft-365-Administration bestehen und wer die technische sowie fachliche Betreuung des Learning Agents übernimmt.

Wie wird der Learning Agent bereitgestellt?

Die Bereitstellung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center.

Global Administrators können dort den Bereich zur Verwaltung von Copilot Agents aufrufen und den Learning Agent auswählen.

Anschließend lässt sich festlegen, ob der Agent für alle Nutzer oder gezielt für ausgewählte Microsoft-365-Gruppen bereitgestellt werden soll.

Nach der Bereitstellung sollten Administratoren überprüfen, ob die vorgesehenen Nutzer auf den Learning Agent innerhalb der unterstützten Anwendungen zugreifen können.

Anschließend kann die lernbezogene Konfiguration in Viva Learning vervollständigt werden. Dazu gehört insbesondere die Frage, welche Inhalte und Quellen für die Lernunterstützung verwendet werden sollen.

Wie lässt sich der Zugriff steuern?

Unternehmen erhalten verschiedene Möglichkeiten, um die Verfügbarkeit des Learning Agents zu kontrollieren.

Administratoren können festlegen, ob der Agent innerhalb der Organisation installiert beziehungsweise verfügbar sein soll. Darüber hinaus kann die Bereitstellung gezielt auf bestimmte Nutzer oder Microsoft-365-Gruppen beschränkt werden.

Auch bestehende Tenant-Richtlinien können genutzt werden, um den Zugriff entsprechend den eigenen Governance-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen zu erlauben oder einzuschränken.

Das ermöglicht beispielsweise einen schrittweisen Rollout: Statt den Learning Agent sofort für die gesamte Organisation bereitzustellen, kann zunächst eine ausgewählte Nutzergruppe damit arbeiten.

Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

Da der Rollout bereits läuft und die neue Erfahrung ab dem 15. August 2026 für alle Viva-Learning-lizenzierten Nutzer verfügbar sein soll, empfiehlt sich eine frühzeitige Vorbereitung.

Administratoren sollten insbesondere prüfen:

• Soll der Learning Agent grundsätzlich innerhalb der Organisation verfügbar sein?
• Ist der Agent im Tenant zugelassen oder wird er durch bestehende Richtlinien eingeschränkt?
• Soll die Bereitstellung für alle Mitarbeitenden oder zunächst für ausgewählte Microsoft-365-Gruppen erfolgen?
• Sind die erforderlichen Lizenzen für die gewünschten Funktionen vorhanden?
• Welche Lerninhalte und Inhaltsquellen sollen angebunden werden?
• Sind die Verantwortlichkeiten zwischen Global Administrator und Knowledge Administrator geklärt?
• Müssen Einstellungen im Viva Feature Access Management angepasst werden?
• Müssen interne Schulungsunterlagen, Anleitungen oder Helpdesk-Dokumentationen aktualisiert werden?

Besonders wichtig ist auch die Kommunikation mit den Anwendern. Wer bislang die integrierte Copilot-Erfahrung in Viva Learning verwendet hat, sollte wissen, dass diese durch den Learning Agent ersetzt wird.

Was bedeutet die Änderung für Governance und KI-Nutzung?

Die Neuerung ist auch aus Governance-Sicht relevant.

Microsoft ersetzt nicht lediglich eine Oberfläche, sondern verändert die Art, wie Nutzer auf KI-gestützte Lernunterstützung zugreifen. Statt der bisherigen Copilot-Erfahrung innerhalb von Viva Learning kommt ein agentenbasierter Ansatz zum Einsatz, der perspektivisch über mehrere Microsoft-365-Anwendungen hinweg verfügbar sein soll.

Administratoren sollten deshalb bestehende Vorgaben für Microsoft 365 Copilot, Agents, Berechtigungen und KI-Nutzung berücksichtigen.

Dabei sollte unter anderem geklärt werden, welche Nutzergruppen Zugriff erhalten, welche Inhalte und Quellen eingebunden werden, welche Funktionen aufgrund der vorhandenen Lizenzen zur Verfügung stehen und wie Agents innerhalb der Organisation grundsätzlich verwaltet werden sollen.

Learning Agent wird zum zentralen Einstieg für KI-gestütztes Lernen

Mit der Umstellung auf den Learning Agent vereinheitlicht Microsoft die KI-gestützte Lernerfahrung innerhalb von Microsoft 365.

Die Änderung geht dabei über einen einfachen Wechsel der Benutzeroberfläche hinaus. Der Learning Agent soll Lernunterstützung zunehmend dort verfügbar machen, wo Mitarbeitende bereits arbeiten, beispielsweise in Microsoft 365 Copilot und Teams sowie perspektivisch auch in Copilot Chat, Word, PowerPoint und Excel.

Für Unternehmen ist deshalb jetzt der richtige Zeitpunkt, nicht nur die technische Bereitstellung zu prüfen, sondern auch die eigenen Prozesse rund um Lerninhalte, Lizenzen, Copilot, Agents und Governance darauf vorzubereiten.

Sie möchten Microsoft 365 Copilot und Agents strukturiert in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Wir unterstützen Sie dabei, neue Microsoft-365-Funktionen einzuordnen, geeignete Einsatzszenarien zu identifizieren und Copilot sowie Agents sinnvoll in Ihre bestehenden Arbeits- und Lernprozesse zu integrieren.

Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam prüfen wir, welche Funktionen für Ihre Organisation relevant sind und wie Sie diese sicher und strukturiert bereitstellen können.